Przedsiębiorstwa rozważające modernizację systemów telefonii VoIP stają przed koniecznością wyboru spośród mnóstwa opcji, planów abonamentowych, funkcji sprzętowych i programowych.
Może być trudno określić, jakie funkcje organizacja absolutnie potrzebuje do codziennego funkcjonowania, a jakie są po prostu miłe. Ważne jest, aby mieć dobry pomysł na te dwie kategorie, ponieważ firma ostatecznie zapłaci wyższe ceny za niechciane funkcje.
To powiedziawszy, nie zawsze jest jasne, czy konkretna funkcja faktycznie przyniesie korzyści firmie, jak reklamowano. Czasami ta sama funkcja będzie miała wiele nazw i odwrotnie, dwóch dostawców może mieć zupełnie różne funkcje, które mają tę samą nazwę.
Często dostawcy posługują się terminologią techniczną, gdyż zakładają, że jest ona powszechnie znana, ale w rzeczywistości może być praktycznie nieznana poza branżą.
Przydatna wskazówka dla osób próbujących zrozumieć różne funkcje VoIP dla firm, pozwalająca zwizualizować rzeczywiste korzyści dla użytkownika końcowego lub organizacji.
Może Ci się również spodobać: Business VoIP FAQ i Business VoIP Zalety i wady.
WIZUALNA POCZTA GŁOSOWA
Na przykład rozważmy funkcję poczty głosowej na e-mail, która jest zwykle zawarta w standardowych pakietach. W streszczeniu funkcja ta może nie wydawać się warta uaktualnienia, ale menedżerowie powinni spróbować zrozumieć rzeczywiste korzyści z takiej funkcji.
Możliwość odczytywania poczty głosowej w skrzynce odbiorczej oznacza, że pracownicy nie muszą pośpiesznie zapisywać numerów ani danych osobowych. Na pocztę głosową można odpowiadać, usuwać ją i przekazywać dalej tak jak każdą inną wiadomość.
W tym przypadku korzyścią jest zwiększona produktywność – ponieważ zadania te zajmą mniej czasu – a nie redukcja kosztów.
ZAAWANSOWANE OPCJE KIEROWANIA POŁĄCZEŃ
To jedna z tych funkcji, która na pierwszy rzut oka wydaje się myląca, ale jest bardzo eleganckim rozwiązaniem współczesnego problemu. Wielu pracowników żongluje wieloma numerami/urządzeniami – telefonem służbowym, osobistym telefonem komórkowym, telefonem służbowym, telefonem stacjonarnym w biurze klienta itd.
Funkcje takie jak „Znajdź mnie”/„Podążaj za mną”, które umożliwiają powiadamianie o połączeniach przychodzących na wielu urządzeniach (jedno po drugim lub jednocześnie), zapobiegają temu, aby rozmówcy od razu przełączyli się na pocztę głosową, nawet gdy pracownik jest dostępny.
Funkcja ta może okazać się wybawieniem dla pracowników wielu działów – IT, sprzedaży, obsługi klienta itd. Po skonfigurowaniu funkcji przez użytkownika klienci mogą mieć pewność, że skontaktują się z pracownikiem w dowolnym momencie, niezależnie od jego aktualnej lokalizacji.
Pracownicy mają mniej problemów z korzystaniem z wielu telefonów, a organizacja zyskuje na profesjonalnym wizerunku w kontaktach z klientami.
NARZĘDZIA WSPARCIA TECHNICZNEGO/KLIENTA
To szeroka kategoria funkcji, które są generalnie przydatne dla centrów telefonicznych, zespołów wsparcia i agentów sprzedaży. Obejmuje ona takie funkcje, jak możliwość nagrywania rozmów, umożliwienie przełożonym podsłuchiwania rozmów wsparcia między pracownikami a klientami, a nawet oferowanie porad coachingowych nowym pracownikom.
Obecnie te funkcje są cenione przez organizacje usługowe, które zapewniają wsparcie klientom. Ale nawet firma z małym zespołem obsługi klienta może z nich skorzystać, zwłaszcza że są niedrogie w porównaniu do porównywalnych usług tradycyjnych operatorów.
Dzięki wykorzystaniu takich funkcji jak kolejki agentów i funkcjonalność ACD nawet małe lub średnie organizacje mogą zapewnić klientom lepszą obsługę.
KONFERENCJE TELEFONICZNE – AUDIO I WIDEO
Rozmowy konferencyjne nie są nowością ani nie występują wyłącznie w technologii VoIP. Są szeroko wykorzystywane przez większe korporacje od prawie dwóch dekad.
Jednak VoIP eliminuje potrzebę zakupu dodatkowego – często drogiego – sprzętu, takiego jak kamery i mikrofony.
Wiele telefonów z obsługą protokołu IP jest wyposażonych w ekrany dotykowe, wbudowane kamery i karty dźwiękowe, które umożliwiają prowadzenie konferencji wieloosobowych po naciśnięciu jednego przycisku.
Funkcja ta zapewnia nie jedną, a wiele korzyści:
- Zmniejsza koszty podróży pracowników pracujących w różnych biurach, którzy od czasu do czasu muszą ze sobą współpracować
- Eliminuje czas, który często marnujemy na dojazdy na spotkanie i z powrotem, nawet jeśli odbywa się ono w sąsiednim budynku.
- Przedsiębiorstwa mogą oferować unikalne usługi, takie jak bezpośrednie rozmowy wideo z klientami w celu rozwiązywania problemów lub zapewnienia wsparcia technicznego.
- Zapewnia elastyczność potrzebną pracownikom pracującym zdalnie, w niepełnym wymiarze godzin lub w siedzibie firmy.
INTEGRACJA Z INNYM OPROGRAMOWANIEM KORPORACYJNYM
Ta cecha – i jest to ważna cecha – jest często pomijana, gdy organizacja próbuje wybrać między różnymi dostawcami VoIP. Ponieważ VoIP jest zbudowany na technologii IP, jest rozszerzalny i inter operacyjny z różnymi aplikacjami.
Jest wysoce prawdopodobne, że firmy już korzystają z oprogramowania korporacyjnego, takiego jak Salesforce, Workday itd. System VoIP, który może płynnie integrować się z takimi aplikacjami, jest nieoceniony.
Załóżmy, że organizacja używa Salesforce dla CRM. Agenci sprzedaży będą mogli dzwonić do klientów bezpośrednio z aplikacji CRM. Interakcje połączeń i inne szczegóły można przeglądać w jednym panelu i nie ma potrzeby wykonywania wielu zadań jednocześnie między różnymi oknami/aplikacjami.
Podsumowując, menedżerowie powinni wyjść poza reklamy i przeanalizować rzeczywiste korzyści danej funkcji, zanim podejmą decyzję o wyborze konkretnej usługi lub planu.
