Największa korzyść dla firm, które zamierzają przejść na VoIP, to koszty. W porównaniu ze sporymi sumami pobieranymi przez operatów za usługi telekomunikacyjne dla firm (w szczególności za połączenia międzynarodowe) hostowana telefonia internetowa VoIP jest całkiem tanim rozwiązaniem. Niska cena przekonuje firmy, że warto przejść na VoIP, jednak szybko zdają sobie sprawę z tego, że system VoIP może również znacząco podnieść wydajność pracy przedsiębiorstwa.
W jaki sposób system VoIP może podnieść wydajność pracy przedsiębiorstwa?
Jedną z największych korzyści dla firm korzystających z VoIP jest to, że połączenia między pracownikami danego przedsiębiorstwa są darmowe. Nieistotne, gdzie pracownicy znajdują się fizycznie – czy pracują z domu, z siedziby klienta czy spędzają cały dzień przy swoim biurku. Nawet jeśli twoja firma ma filie w różnych regionach kraju, pracownicy mogą dzwonić do siebie bez dodatkowych opłat.
Ponieważ połączenia VoIP są kierowane przez internet, a nie fizyczną linię telekomunikacyjną, twoja firma nie musi płacić operatorowi za połączenia, które w żadnym momencie nie dotykają linii PSTN. Działa to na tej samej zasadzie, co poczta elektroniczna – nie musisz nikomu płacić za możliwość przesłania wiadomości e-mail i nieistotne jest też, skąd ją wysyłasz.
Usprawnienie współpracy
Masz pełne prawo zapytać, w jaki sposób to wszystko przekłada się na wydajność twojej firmy. Odpowiedź jest prosta – darmowe połączenia oznaczają z reguły lepszą jakość współpracy. Gdy pracownik nie musi się martwić ogromnymi rachunkami za połączenia telefoniczne, w razie potrzeby nie zawaha się i zadzwoni do kolegi z zespołu lub z innego działu firmy. Lepsza komunikacja prawie zawsze przekłada się na szybsze uzyskanie wyników.
Pracownicy mają również dostęp do rozmów konferencyjnych i wideorozmów w zastępstwie spotkań na żywo, co pozwala na oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Rozmowy grupowe nie są wprawdzie niczym nowym, ale wdrożenie ich w systemie VoIP sprawia, że są o wiele tańsze i znacznie łatwiejsze w użyciu. To oznacza, że faktycznie będziesz używać tych narzędzi, a nie zapomnisz o fakcie ich istnienia. Większość operatorów oferuje rozmowy konferencyjne i wideokonferencje zintegrowane z dostarczaną przez nich usługą. Nie musisz więc niczego pobierać ani konfigurować poza zakupem odpowiedniego sprzętu i akcesoriów.
Lepsze wyniki sprzedaży i lepsza obsługa klienta
Dział sprzedaży, wsparcia technicznego i obsługi klienta są w każdej firmie tymi, które mocno zależą od systemu telefonicznego. Systemy telefoniczne VoIP idą w parze ze bogatą ofertą funkcjonalności, które mogą znacząco wesprzeć użytkowników w tych zespołach. Takie narzędzia jak IVR, automatyczny asystent recepcji i grupowe skrzynki poczty głosowej mogą na przykład pomóc ci dotrzeć do obecnych i potencjalnych klientów. Twoi pracownicy już nigdy nie przegapią połączenia i nie zapomną odpowiedzieć na wiadomość pozostawioną na skrzynce głosowej. Takie drobne rzeczy w dłuższej perspektywie budują zaufanie i poczucie pewności klienta. W ciągu jednego dnia pracy pracownik może także dotrzeć do większej liczby klientów, jeśli nie traci czasu na poszukiwanie danych do kontaktu lub przełączanie pomiędzy różnymi programami wyłącznie po to, aby wykonać połączenie.
Integracja z innymi systemami przedsiębiorstwa
Systemy telefonii internetowej VoIP wykorzystują protokoły IP w miejsce standardów telefonicznych. Oznacza to, że mają możliwość integracji z innym oprogramowaniem przedsiębiorstwa, takim jak aplikacje CRM lub ERP. Informacja zakodowana w jednym systemie jest teraz dostępna dla innych programów. Jedna z bardziej popularnych integracji to między hostowaną usługą VoIP a oprogramowaniem CRM, takim jak Salesforce.
Sprzedawcy nie muszą specjalnie przełączać się na telefon po sprawdzeniu informacji w oprogramowaniu Salesforce. W zależności od sposobu, w jaki zintegrujesz z nim system VoIP, do wykonania połączenia może wystarczyć kliknięcie przycisku obok nazwiska klienta. Integracja działa również w drugim kierunku. Po ukończeniu połączenia dane na jego temat są automatycznie zapisywane w serwisie Salesforce. Oznacza to, że pracownicy nie muszą pamiętać o ręcznym notowaniu tych danych. To prowadzi do zmniejszenia liczby przeinaczeń i błędów.
Systemy telefonii VoIP, a WebRTC
System telefonii VoIP może podnieść wydajność pracy firmy także na inne sposoby. Na przykład WebRTC – nowy standard integracji połączeń głosowych z przeglądarką internetową – również może współpracować z systemem VoIP. Niektóre firmy eksperymentują z funkcją „click to call” na swoich witrynach internetowych, łącząc WebRTC z usługami VoIP.
Pomyśl, na jak wiele sposobów może to wesprzeć twoją firmę. Możesz uwzględnić w swojej ofercie czat z klientem w czasie rzeczywistym w celu rozwiązania problemu związanego z produktem lub usługą. Dział sprzedaży może też prowadzić na żywo demonstrację produktu dla potencjalnych klientów – bezpośrednio na witrynie internetowej firmy. To wszystko i o wiele więcej jest możliwe dzięki systemowi telefonii VoIP.
Dla wielu firm system VoIP jest pierwszym krokiem ku wdrożeniu zunifikowanych narzędzi do komunikacji. Systemy UC łączą wiele kanałów komunikacji, takich jak szybkie wiadomości, e-mail, połączenia głosowe, połączenia wideo itp., w jeden spójny pakiet. W czasie, gdy firmy zmieniają sposób działania, każda usługa powinna być elastyczna i dopasowywalna do twoich zmieniających się w czasie potrzeb. Dopiero zaczynamy odkrywać możliwości systemu VoIP, a już udowodnił nam, że jest cennym nabytkiem dla firm. Kto wie, co uda nam się zdziałać w przyszłości?
