Czym jest telefon VoIP: kompletny przewodnik

SYSTEMY TELEFONII VOIP

Od pewnego czasu firmy i przedsiębiorcy przechodzą z usług telefonicznych wykorzystujących PSTN (Public Switched Telephone Network) na bardziej zaawansowany system: usługę telefonii VoIP. Usługa ta wykorzystuje połączenie internetowe do wykonywania połączeń głosowych, wykorzystując technologię przełączania pakietów.

Usługa telefonii VoIP jest bardzo prosta. Możesz wykonywać i odbierać połączenia przez Internet – rewolucja w komunikacji głosowej! Jest również opłacalna i oferuje spektakularną mobilność. Numer telefonu, który kupisz, może być używany z dowolnego kompatybilnego urządzenia, takiego jak komputer stacjonarny, laptop i urządzenia mobilne. Twój numer pozostaje z Tobą, gdziekolwiek jesteś. Więc jeśli masz dostęp do Internetu, możesz korzystać z usługi.

Kiedy odkrywasz to po raz pierwszy, myślisz, że to skomplikowany system, ale tak nie jest. Wszystko, co musisz zrobić, to podnieść słuchawkę i wybrać numer, pod który chcesz zadzwonić. Ten sam proces, który stosuje się przy odbieraniu połączenia: telefon zadzwoni, a Ty musisz go po prostu podnieść lub nacisnąć ikonę rozmowy.

Ponadto większość funkcji starych metod jest nadal obecna w usłudze telefonii VoIP. Poczta głosowa, hold, przekierowanie połączeń na numer alternatywny i systemy IVR są również dostępne w VoIP. Nawet faksowanie, które nie jest już szeroko stosowaną metodą, jest funkcją systemów VoIP.

CZYM JEST TELEFON VOIP?

Ogólnie rzecz biorąc, telefon VoIP to telefon, który łączy się z Internetem, aby wykonywać i odbierać połączenia. Jeśli używa protokołu SIP lub podobnych protokołów, można go nazwać telefonem VoIP.

Większość ludzi uważa, że ​​telefony VoIP to telefony stacjonarne obsługujące standardy IP umożliwiające komunikację dźwiękową, jednak inne typy urządzeń, takie jak komputery czy smartfony, mogą służyć temu samemu celowi.

Jeśli chcemy podać nieco bardziej techniczną definicję, możemy powiedzieć, że telefon VoIP odbiera dźwięk generowany przez mikrofon i zamienia go na pakiet danych. Stamtąd przesyła go przez sieć. Z drugiej strony odbiorca dekompresuje wszystkie wysłane dane i odtwarza je, aby druga osoba mogła odsłuchać wiadomość.

Niezależnie od rodzaju systemu telefonicznego, który masz w biurze lub domu, urządzenie jest nadal jego istotną częścią. Niezależnie od tego, czy Twoja firma przeszła już na VoIP, czy rozważa przejście, odkryjesz, że nadal potrzebujesz telefonów do wykonywania połączeń. W przeciwieństwie do tradycyjnej sieci PSTN telefon VoIP oferuje wiele możliwości pod względem urządzenia używanego do wykonywania i odbierania połączeń.

Różnice między VoIP i PSTN

Mimo że dostrzegają zalety telefonii internetowej, takiej jak VoIP, wiele firm nadal jest przywiązanych do swoich systemów telefonicznych PSTN. Większość z nich robi to w oparciu o ideę, że potrzebują niezależnego systemu, na wypadek awarii Internetu.

Jeśli jednak wystąpi problem, istnieje wiele sposobów na utrzymanie łączności z systemem VoIP:

• Przekierowywanie połączeń na różne telefony, w tym telefony komórkowe.
• Przetestuj zasilacz awaryjny.
• Skorzystaj z usług alternatywnego dostawcy.
• Utwórz zapasowe połączenie między swoim prywatnym telefonem a Internetem.

Wybierając jedną z powyższych opcji, będziesz mógł korzystać z ulepszonego systemu PSTN, który będzie równie bezpieczny.

Mając już ten problem za sobą, uważamy, że dobrze będzie, jeśli poznasz korzyści, jakie może przynieść Ci technologia VoIP:

1. Poprawisz swoją produktywność.
2. Będziesz mieć większą skalowalność. Nie będziesz musiał martwić się dodawaniem lub redukcją linii.
3. Zwiększy to Twoją mobilność. Nie musisz znajdować się w stałym miejscu, w przeciwieństwie do PSTN.
4. Systemy VoIP pozwalają uniknąć niepotrzebnych płatności. Płacisz tylko za to, z czego korzystasz.

Rodzaje telefonów VoIP

Telefony VoIP występują w różnych kształtach i rozmiarach. Niektóre nie mają nawet fizycznego komponentu, a w tym samym biurze lub firmie można nawet zobaczyć kilka typów telefonów VoIP.

Większość ludzi lubi wybierać konkretne urządzenie VoIP na podstawie własnych preferencji i potrzeb. Istnieją dwa rodzaje telefonów VoIP: softphone’y i telefony stacjonarne.

Softfony

W tym przypadku nie ma fizycznego urządzenia. Softphone to konwencjonalny program lub aplikacja. Wielu dostawców VoIP oferuje dedykowane aplikacje dla różnych platform, takich jak Windows, Android, iOS itp.

Natomiast inni dostawcy usług nie mają własnej dedykowanej aplikacji, ale pozwalają użytkownikom na instalację dowolnego oprogramowania innej firmy według ich wyboru. Użytkownik może uzyskać dostęp do swojego konta VoIP za pomocą odpowiednich poświadczeń oprogramowania innej firmy i wykonywać połączenia z dowolnej wybranej przez siebie aplikacji i urządzenia.

Oznacza to, że telefon VoIP może odnosić się do iPhone’a z zainstalowaną aplikacją VoIP lub komputera stacjonarnego z systemem Windows, na którym działa program VoIP i zestaw słuchawkowy do połączeń. Ta sama osoba może wybrać korzystanie z obu, w zależności od sytuacji, a także podłączyć wiele urządzeń do tego samego numeru.

Grupa osób lub zespół może również dzielić konkretny numer VoIP. Większość dostawców usług nie pobiera dodatkowych opłat za aplikację softphone, płacisz tylko za wykorzystane minuty.

Telefony stacjonarne

Z drugiej strony istnieją stacjonarne telefony IP, które wyglądają jak tradycyjne telefony biurowe. Są to dedykowane instrumenty z wysokiej jakości komponentami do transmisji dźwięku.
Oferują wyższą jakość połączeń i niezawodność.

Należy pamiętać, że te telefony są niezależne od komputera. Może to być wielka zaleta, ponieważ ich działanie nie zależy od awarii komputera. W takim przypadku awaria komputera nie będzie zakłócać połączenia i nadal będziesz mógł korzystać z telefonu IP.

Telefon IP może kosztować od 30 do kilkuset dolarów, w zależności od jakości i dostępności modułów rozszerzeń.

Różnice między telefonami stacjonarnymi VoIP a telefonami tradycyjnymi

Różnice fizyczne między telefonami stacjonarnymi VoIP a tradycyjnymi telefonami stacjonarnymi są niemal niezauważalne. Prawdopodobnie nie zauważysz różnicy między telefonem VoIP a telefonem stacjonarnym na zewnątrz.

Fizyczne cechy telefonów VoIP to rozmieszczenie przycisków, lokalizacja głośników i często mają zestawy słuchawkowe. Innymi słowy, są bardzo podobne do konwencjonalnych telefonów stacjonarnych. Nawet klawiatura jest prawie identyczna. Oba mają możliwość wybierania numerów i liter do wybierania alfanumerycznego.

Oprócz wyżej wymienionych, telefony VoIP mają specjalne przyciski do wybierania numerów: ponowne wybieranie, przekierowanie, konferencja, wstrzymanie, wyciszenie lub poczta głosowa to niektóre z najczęściej używanych funkcji z własnym przyciskiem.

Inną zaletą jest to, że telefony VoIP są w stanie zapewnić wysokiej jakości wyjście głosu, gdy inne telefony używane w firmie nie są. Nadal jednak czynniki, które uważamy za najważniejsze w przypadku tych telefonów, to zasilanie i dostęp do Internetu.

Telefony VoIP i telefony stacjonarne mają pewne zauważalne różnice. Jak wspomniano powyżej, zasilanie sieci telefonicznej, sposób ich działania i obsługa połączeń to niektóre z nich. Oto kilka innych:

• Wykorzystanie Internetu do łączenia się z siecią telefoniczną.
• Należy zarejestrować się online u dostawcy usług.
• Twój numer będzie powiązany z Twoim kontem, a nie z prawdziwym numerem telefonu.
• Telefony VoIP mają przyciski umożliwiające przełączanie się między jednoczesnymi połączeniami i zapewniają dźwięk wysokiej jakości.
• Technologia Power over Ethernet (PoE) umożliwia niektórym telefonom VoIP pobieranie zasilania ze przełącznika PoE.

Warto również zauważyć, że istnieje wiele podobieństw pomiędzy tymi dwoma systemami:

• Oba telefony mają tę samą klawiaturę.
• W porównaniu do telefonów biurowych, mają te same przyciski do wykonywania określonych czynności (przekierowywanie połączeń, zawieszanie połączeń…).
• Fizycznie oba modele mają bardzo podobną konstrukcję.
• Oba modele wyposażone są w zestawy słuchawkowe, odbiorniki, głośniki i inne elementy niezbędne do komunikacji.

Podsumowując, możemy stwierdzić, że telefony VoIP nie będą dla Ciebie problemem, jeśli wcześniej korzystałeś z telefonów biurowych. Choć mają różne opcje, ich użytkowanie jest bardzo podobne.

Elementy telefonu stacjonarnego VoIP

Typowy telefon stacjonarny VoIP ma zarówno komponenty sprzętowe, jak i programowe. Oprogramowanie składa się z komponentów sieciowych, protokołów VoIP, protokołów zarządzania strumieniem multimediów itp. Komponenty sprzętowe obejmują:

• Głośniki i mikrofon.
• Klawiatura lub touchpad.
• Wyświetlacz, zwykle ekran LCD.
• Procesory sygnałowe i ogólnego przeznaczenia.
• Konwertery mowy na postać cyfrową i cyfrową na mowę.
• Port Ethernet lub karta sieciowa bezprzewodowa
• Źródło zasilania (bateria, zasilanie przez Ethernet lub kabel ładujący).

Nie wszystkie telefony VoIP muszą mieć wszystkie powyższe komponenty. Jeśli Twoje urządzenie obsługuje PoE (Power over Ethernet), nie potrzebujesz osobnego zasilacza. Ponadto niektóre samodzielne jednostki używane w miejscach publicznych, takich jak lobby hotelowe, mogą nie mieć klawiatury.

Terminale konferencyjne mogą być wyposażone w kilka wysokiej jakości głośników i mikrofonów, ale do obsługi wiadomości potrzebują osobnego złącza wyświetlacza.

Można również kupić bezprzewodowe telefony VoIP zaprojektowane tak, aby zapewnić Ci pełną swobodę ruchu, umożliwiając obsługę wielu telefonów VoIP z jednej stacji bazowej.

Jak działa telefon VoIP?

Jeśli porównamy technologię VoIP z siecią PSTN, możemy powiedzieć, że obie mają tę samą misję: przenoszenie danych głosowych od jednej osoby do drugiej. Jaka jest więc różnica?

Różnica nie leży w celu, ale w sposobie osiągnięcia tego celu. PSTN przesyła sygnały głosowe liniami miedzianymi (lub, ostatnio, cyfrowymi obwodami ISDN). Od czasu pierwszych rozmów telefonicznych infrastruktura PSTN była stale rozbudowywana, aby połączyć więcej użytkowników i gospodarstw domowych z siecią. Aby wykonać połączenie, do każdego telefonu muszą być podłączone przewody fizyczne.

Jedną z zalet technologii VoIP jest to, że nie potrzebuje własnej infrastruktury fizycznej . Jej protokoły zamieniają sygnały głosowe na pakiety danych i przesyłają je przez Internet za pomocą światłowodu, kabla, a nawet satelity.

Po przekształceniu w dane protokół może obsługiwać je jak każde inne medium komunikacyjne, takie jak obraz, piosenka lub dokument tekstowy. W związku z tym VoIP bardziej przypomina sposób działania strumieniowego przesyłania muzyki niż jakikolwiek istniejący standard telefoniczny. Dlatego użytkownicy mogą wykonywać połączenia VoIP za pośrednictwem dowolnego wybranego przez siebie dostawcy, tak jak słuchając Spotify lub innych usług strumieniowego przesyłania muzyki.

Nie ma znaczenia, czy używasz inteligentnego głośnika, czy dostawcy internetowego. Możesz słuchać muzyki z dowolnego miejsca, w którym jest połączenie internetowe. VoIP działa na tej samej zasadzie i wykorzystuje niektóre protokoły oparte na IP, takie jak SIP, UDP, RTP, SDP itp.

Funkcje telefonu VoIP

Telefon VoIP ma wiele funkcji, które w dużej mierze zależą od wybranego modelu i typu telefonu. Na rynku dostępna jest szeroka gama modeli telefonów stacjonarnych VoIP do wyboru.

Jako przykład podajemy funkcje, które naszym zdaniem są optymalne dla modelu CISCO klasy podstawowej:

Cisco CP-6851
To podstawowy telefon z funkcjami opartymi na SIP dla małych firm. Jest bardzo łatwy w użyciu i obsługuje wiele platform. Jego design jest atrakcyjny i ergonomiczny.

Oto niektóre z jego głównych cech:

• 3,5-calowy (396 × 162 pikseli) podświetlany na biało wyświetlacz w odcieniach szarości.
• Przełącznik Gigabit Ethernet 10/100/1000.
• Obsługa zestawu słuchawkowego: przewodowe połączenie RJ9 i obsługa bezprzewodowego zestawu słuchawkowego EHS (wymaga adaptera EHS).
• Obsługa PoE.
• Cztery konta SIP.
• Rozmowy bez użycia rąk (głośnik).
• Montaż na ścianie (dostępny jest opcjonalny zestaw do montażu na ścianie).
• Słuchawka zgodna z aparatem słuchowym (HAC).
• Cztery programowalne klawisze funkcyjne/liniowe.
• Cztery programowalne klawisze funkcyjne.
• Kontrolka LED informująca o oczekującej wiadomości i połączeniu przychodzącym na słuchawce.

To urządzenie jest jednym z wielu dostępnych w VoIPstudio.

Telefony konferencyjne VoIP

Telefony konferencyjne umożliwiają użytkownikom komunikację z partnerami, dostawcami i innymi osobami w firmie. Te terminale pozwalają wszystkim obecnym użytkownikom na jednoczesne uczestnictwo w dowolnej rozmowie.

Telefony konferencyjne optymalizują jakość głosu i umożliwiają lepszą współpracę w różnych środowiskach, od małych sal konferencyjnych po biura kierownicze. Oferując ulepszoną jakość głosu, zaawansowane przetwarzanie dźwięku i szereg przydatnych funkcji, idealnie nadają się do zwiększania produktywności i skracania czasu spotkań.

Jeśli chodzi o funkcjonalność, telefony konferencyjne IP zazwyczaj mają trzy główne cechy:

• Czysta jakość głosu.
• Płynna rozmowa.
• Zbieranie głosu przez mikrofon w zakresie 360 ​​stopni i grupowe zbieranie głosu.

Zazwyczaj telefony konferencyjne mogą odbierać dźwięki ze wszystkich kierunków. Głośniki urządzenia są zazwyczaj skierowane do góry, co pozwala głośnikom odbierać głosy z całego pomieszczenia równomiernie, zamiast je mieszać. Z drugiej strony, obudowa telefonu zwykle ma klawiaturę, której można używać do wybierania numerów, lub wyświetlacz LCD, który pokazuje status połączenia.

Telefony konferencyjne IP oferują narzędzia mające na celu połączenie z siecią bezpośrednio przez Internet, podobnie jak telefony IP. Często są zaprojektowane tak, aby umożliwić uczestnikom jednoczesne połączenie, ponieważ istnieje most, który pomaga użytkownikom dzwonić na konferencję poprzez wybranie numeru telefonu i połączenie się z mostem.

Akcesoria VoIP

Chociaż telefon VoIP wystarczy, aby zapewnić komunikację za pośrednictwem technologii VoIP, różne akcesoria pozwalają nam ulepszyć jego funkcjonalność i funkcje. Najpopularniejsze to:

• Adaptery: Umożliwiają łatwe podłączenie zwykłego telefonu analogowego do systemu telefonicznego VoIP. Są one najczęściej używane do podłączania starszych faksów, systemów alarmowych itp., które wymagają „analogowej linii telefonicznej”.
• Zasilacze: Do stosowania w środowiskach, w których technologia PoE (Power over Ethernet) nie jest dostępna.
• Zestawy słuchawkowe: Znacznie zwiększają wydajność w zatłoczonych biurach, umożliwiając obsługę „bez użycia rąk”. Zmniejszają również zakłócenia ze strony innych użytkowników w biurze.
• Moduły rozszerzeń: Umożliwiają recepcjonistom monitorowanie statusu innych rozszerzeń. Przydatne do przekazywania połączeń lub odbierania połączeń.

Cennik telefonów VoIP

Ceny telefonów VoIP różnią się znacznie w zależności od producenta i jego funkcji. Do najbardziej niezawodnych producentów należą marki takie jak Cisco, Snom czy Yealink.

Profesjonalny bezprzewodowy telefon DECT można kupić już za 30 dolarów, stacjonarny telefon VoIP z zaawansowanymi funkcjami, którego cena może przekraczać 500 dolarów. Tymczasem ceny centrali VoIP PBX wahają się od 100 lub 150 dolarów w podstawowej wersji do ponad 1500 dolarów za najbardziej zaawansowane wersje.

Jeśli chcesz kupić wysokiej klasy telefony VoIP o dobrym stosunku jakości do ceny, możesz odwiedzić sklep VoIPstudio.

KONFIGUROWANIE TELEFONU VOIP

Konfiguracja telefonu VoIP jest dość prosta. Wystarczy postępować zgodnie z instrukcjami producenta. W większości przypadków można to streścić w kilku prostych krokach:

1. Podłącz słuchawkę: Po rozpakowaniu telefonu podłącz słuchawkę do gniazda słuchawki.
2. Podłącz do portu Ethernet: Znajdź gniazdo Ethernet i podłącz je do telefonu IP.
3. Kabel zasilający: podłącz go do telefonu IP. Jeśli Twoje urządzenie obsługuje PoE, nie musisz go podłączać.
4. Znajdź swój adres IP: Przejdź do interfejsu i znajdź swój adres IP.
5. Wprowadź dane uwierzytelniające: Wprowadź adres IP w pasku wyszukiwania w dowolnej przeglądarce. Zazwyczaj jest to bardzo proste, ale zawsze lepiej sprawdzić instrukcję obsługi telefonu VoIP.
6. Dostawca SIP: Skontaktuj się ze swoim dostawcą VoIP, aby uzyskać szczegóły dotyczące nazwy użytkownika i hasła SIP, a następnie wprowadź je w odpowiednich polach.
7. Sprawdź, czy Twój telefon VoIP może wykonywać połączenia.

Niektórzy dostawcy, tacy jak VoIPstudio, dostarczają swoim klientom w pełni skonfigurowane telefony VoIP, gdy kupują telefony w ich sklepie internetowym. Dzięki temu proces jest tak prosty, jak podłączenie telefonu i natychmiastowe rozpoczęcie wykonywania i odbierania połączeń.

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE WYBORU TELEFONU VOIP

Pierwszą rzeczą, na którą powinieneś zwrócić uwagę, zanim zdecydujesz się na konkretny model, są funkcje, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom, ponieważ na rynku dostępne są o wiele bardziej zaawansowane telefony dla osób, które potrzebują większej liczby funkcji.

Marka może być kolejnym czynnikiem decydującym przy wyborze telefonu. Współpracujemy z Cisco, Fanvil, Grandstream, Yealin i Snom.

Wybierając telefon, powinieneś także zastanowić się, czy każde urządzenie będzie obsługiwać wiele linii, czy też PoE (Power over Ethernet) będzie dla Ciebie ważną funkcją.

Wszystkie te szczegóły można znaleźć w kartach produktu każdego telefonu. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z funkcjami telefonu, który zamierzasz kupić i pomyśl o swoich obecnych i przyszłych potrzebach.

Zawsze lepiej jest kupić telefon stacjonarny VoIP, który daje Ci opcje na przyszłość.

Zakup dziesiątek telefonów IP dla Twojej firmy może łatwo kosztować tysiące dolarów. Możesz się zastanawiać, czy koszt jest wart korzyści, jakie otrzymasz. W tym przypadku odpowiedź nie brzmi: stanowcze tak lub stanowcze nie. Wszystko zależy od Twojej konkretnej sytuacji, Twojej firmy i korzyści, jakie otrzymasz. Wszystko zależy od Twojej konkretnej sytuacji, potrzeb Twojej firmy i Twojego budżetu.

Wiele małych firm decyduje się na softphone PC lub aplikacje mobilne dla większości pracowników. Potrzebują jedynie kupić telefony stacjonarne dla kadry kierowniczej lub menedżerów, którzy potrzebują dodatkowej funkcjonalności.

Dedykowane telefony IP mają zazwyczaj komponenty wyższej jakości, szczególnie jeśli chodzi o głośniki i mikrofony. Rozmowy są lepiej słyszalne na telefonach IP niż na smartfonach lub komputerach.

Większość telefonów stacjonarnych ma przyciski funkcyjne, które w niektórych przypadkach mogą być również programowalne. Możesz przypisać te przyciski do często używanych akcji lub funkcji, co zapewni większą elastyczność niż aplikacje softphone.

Należy pamiętać, że wiele aplikacji VoIP nie obsługuje zaawansowanych funkcji, gdyż muszą one działać prawidłowo na małych ekranach, bez specjalnego sprzętu do wykonywania połączeń.

TELEFON VOIP JAKO ELEMENT EKOSYSTEMU W CHMURZE

Niezależnie od rodzaju używanego telefonu VoIP (sprzętowy telefon IP lub komputerowy telefon programowy), dzięki temu, że rozmowy telefoniczne są częścią sieci danych, możliwości integracji i interakcji z systemami informatycznymi stron trzecich są nieograniczone.
Integracje

VoIPstudio umożliwia integrację systemu telefonicznego z zewnętrznymi systemami CRM i innymi systemami IT. Integracja komunikacji telefonicznej z systemami technologicznymi jest znana jako Computer Telephony Integration (CTI). Poprawia ona między innymi produktywność i doświadczenie użytkownika.

Wielokrotnie nasi klienci przychodzą z poprzednimi programami, które są zainteresowani integracją z naszym systemem. W VoIPstudio wykryliśmy tę potrzebę i skupiliśmy na niej wszystkie nasze wysiłki.

Jak widzieliśmy w poprzednich punktach, wydaje się nam niezbędne ułatwienie integracji naszego systemu, więc wierzymy, że im więcej integracji możemy zrobić, tym lepiej. Nawiązaliśmy współpracę z dużymi firmami, więc wielu naszych klientów może zintegrować naszą usługę ze swoim CRM.

Oto niektóre z opcji, z którymi można zintegrować naszą aplikację:

• Interfejs API REST
• Wydarzenia webhooków
• Rozszerzenie Google Chrome
• Zapier
• Taksówkarz
• Zoho
• simPRO
• System CRM Salesforce
• Microsoft Dynamics CRM
• Oracle Sales Cloud
• Złącze CTI
• PIJ TAPI

Chcesz osobiście doświadczyć korzyści VoIP? Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny już teraz. Bez umów, bez karty kredytowej!