Komunikacja jest niezbędnym zasobem organizacyjnym i jest równie ważna dla sukcesu firmy, jak finanse, HR czy IT. Komunikacja to spoiwo, które spaja Twoją firmę, od dyrektora generalnego po pracowników pierwszej linii wchodzących w interakcje z klientami. Jednak w ciągu ostatniego stulecia kanały komunikacji rosły wraz z każdą nową generacją technologii.
Doszło do tego, że pracownicy każdego tygodnia marnują cenne godziny na szukanie odpowiedniego narzędzia do użycia w danym momencie. Czy powinieneś wysłać notatkę lub e-mail do zespołu projektowego? Czy Twój menedżer korzysta z komunikatora firmowego, czy też powinieneś wysłać mu SMS-em informacje o kontrakcie? Czy Twój współpracownik jest dostępny na wideokonferencję lub czy jest już za późno w jego strefie czasowej?
UJEDNOLICONA KOMUNIKACJA
Nie powinno być dla nikogo zaskoczeniem, że ujednolicona komunikacja szybko staje się priorytetem dla organizacji, niezależnie od wielkości i branży. Niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, która chce rywalizować z większymi konkurentami, czy średniej wielkości przedsiębiorstwem zainteresowanym obniżeniem kosztów komunikacji, ujednolicona komunikacja jest prawdopodobnie rozwiązaniem dla Ciebie. Celem ujednoliconej komunikacji (UC) jest połączenie różnych narzędzi w jedno spójne środowisko.
Większość pakietów UC integruje różne kanały, w tym między innymi głos, wideo, tekst, pocztę głosową, e-mail i inne formy komunikacji w czasie rzeczywistym i asynchronicznej. Pozwala organizacji usprawnić przepływy pracy, poprawić produktywność, a także pomóc pracownikom w osiąganiu lepszych wyników.
MOBILNA UC
Gdzie jest miejsce na mobilną komunikację zunifikowaną (MUC)? Ponieważ mobilność staje się kluczowa dla organizacji, MUC zaczyna zajmować centralne miejsce. Każdy przyzwoity pakiet UC zintegruje urządzenia mobilne, ale MUC posuwa się dalej. Kluczową różnicą pomiędzy dostawcą UC, który integruje urządzenia mobilne, a dostawcą MUC jest rola mobilności. Dla tego pierwszego, urządzenia mobilne są tylko kolejnym urządzeniem/usługą, które należy skonsolidować z całym środowiskiem UC.
Ale dla dostawcy MUC, mobilność jest głównym rdzeniem ich portfolio usług. Typowe portfolio MUC będzie integrować głos, e-mail, tekst, udostępnianie plików i narzędzia współpracy, jak również usługi zarządzania, takie jak analityka. Wraz z trwającą pandemią, która zmusza firmy do przemyślenia tradycyjnych miejsc pracy i ról, MUC ma przekształcić sposób, w jaki firmy się komunikują.
ELEMENTY SKŁADOWE MUC
Operatorzy sieci komórkowych wykorzystują różne komponenty do wymiany zabezpieczeń, wydajności i produktywności organizacji. Zasadniczo jest to usługa telefoniczna typu „wszystko w jednym”, analogiczna do ujednoliconej komunikacji, ale rozszerzająca ją na środowisko mobilne.
Głos
Bez wątpienia sercem każdej platformy MUC jest głos. Często występuje w formie VoIP, który jest standardem głosowym przyszłości. Ta usługa głosowa bardzo różni się od tradycyjnych analogowych połączeń głosowych, ponieważ obejmuje funkcje konferencyjne. Rozwiązania MUC pozwalają również na konwersję formatu między różnymi kanałami, takimi jak transkrybowane wiadomości głosowe dostarczane do Twojej skrzynki odbiorczej.
Email
Kolejnym istotnym elementem MUC jest poczta elektroniczna. Nawet jeśli eksperci twierdzą, że poczta elektroniczna jest martwa, nadal jest ona podstawowym kanałem komunikacji, zwłaszcza w zastosowaniach wewnętrznych. Jednak zespoły odchodzą od poczty elektronicznej jako głównego narzędzia współpracy. Większość firm decyduje się na wyspecjalizowane usługi współpracy lub aplikacje dla swoich potrzeb.
Wiadomości
Wiadomości to miejsce, gdzie pole staje się znacznie bardziej zróżnicowane. Może obejmować typowe opcje operatorskie, takie jak SMS, jak również usługi OTT, takie jak Facebook Messenger. Większe organizacje mogą również zawierać własne niestandardowe implementacje.
Współpraca
UC zazwyczaj kładzie nacisk na współpracę i współdzielenie treści w różnych kanałach i MUC nie jest inny. Jednak w przypadku tych ostatnich, nacisk kładziony jest na udostępnienie ich poprzez sprzęt i oprogramowanie mobilne. Dzięki temu użytkownicy mobilni nie muszą już zmagać się z aplikacjami typu desktop-first. W kontekście przedsiębiorstwa oznacza to również, że dostawcy MUC muszą przestrzegać standardów branżowych dotyczących zgodności z normami bezpieczeństwa, tworzenia kopii zapasowych i możliwości archiwizacji.
Podobnie jak w przypadku każdego nowoczesnego rozwiązania informatycznego, pakiety MUC zawierają mnóstwo narzędzi do zarządzania do wdrażania, monitorowania i analiz. Dostawcy MUC oferują wszystko, od zarządzania tożsamością po analizę użytkowania dla biur. Te oferty dojrzały do tego stopnia, że dostawcy oferują wysoce konfigurowalne usługi, które mogą zaspokoić wszystkie Twoje potrzeby.
KTO POTRZEBUJE MOBILNEJ UC?
Być może prościej byłoby zapytać, kto w tym momencie nie potrzebuje mobilnego UC. Prawie każda organizacja potrzebuje jakiejś formy mobilnego UC. Mała firma z personelem terenowym może używać MUC, aby poprawić wydajność. Średniej wielkości organizacja może skorzystać z MUC, jeśli ma pracowników, którzy są w drodze lub w siedzibach klientów regularnie. Większa korporacja może z łatwością wykorzystać MUC do wspierania poczucia wspólnej tożsamości w zróżnicowanych globalnie zespołach. Każda firma posiadająca pracowników zdalnych lub pracujących na odległość skorzysta z mobilnego UC w takiej czy innej formie.
KORZYŚCI PŁYNĄCE Z MUC
Spójne środowisko
Mobilne UC pozwala firmom odejść od starszych usług, które były tradycyjnie przewodowe lub podłączone fizycznie do wszystkich urządzeń. Większość organizacji ma chaotyczny system komunikacji. Często zawiera on mieszankę aplikacji operatora, usług organizacyjnych, aplikacji konsumenckich i narzędzi integracyjnych innych firm. W przypadku mobilnego UC, jeden dostawca zarządza całą platformą.
Redukcja kosztów
Jest to coś, czego chce każda organizacja, niezależnie od tego, czy ma obecnie problemy finansowe, czy nie. Kto nie chce lepszych usług, które kosztują mniej? Dostawcy mobilnego UC są w stanie zaoferować konkurencyjne ceny dzięki konsolidacji i integracji. Przekazują te oszczędności swoim klientom.
Łatwe zarządzanie i odpowiedzialność
Jeden dostawca i jedno rozwiązanie ułatwiają zarządzanie firmą. Kiedy – nie jeśli – coś pójdzie nie tak, nie musisz dzwonić pod kilkanaście różnych numerów, próbując uzyskać odpowiedź. Nie musisz obracać się między kilkoma dostawcami, z których każdy zaprzecza, że spowodował problem lub obwinia kogoś innego za opóźnienia. Twój dział księgowości również się ucieszy z jednego rachunku do zapłaty na koniec miesiąca!
Bezpieczeństwo
Żadne nowoczesne rozwiązanie informatyczne nie może istnieć w środowisku korporacyjnym bez podstawowych funkcji bezpieczeństwa. Tak jak Twoja poczta e-mail może zostać zhakowana, mobilne usługi UC są również podatne na luki w zabezpieczeniach. Zamiast martwić się o bezpieczeństwo kilkunastu różnych usług, mobilna UC pozwala skupić się na jednym systemie. Każdy dobry dostawca powinien być w stanie zabezpieczyć Twój system – i swój – za pomocą skutecznych protokołów bezpieczeństwa.
Umożliwienie pracy zdalnej
Jest to prawdopodobnie najważniejsza zaleta mobilnego UC, na którą zwróci się najwięcej uwagi w ciągu najbliższych kilku lat. Eksperci przewidują, że w ciągu następnej dekady praca zdalna stanie się nową normą dla tysięcy firm. Z biznesowego punktu widzenia praca zdalna ma wiele zalet, ale nie można jej zaoferować pracownikom bez odpowiedniej infrastruktury. Mobilny UC to jeden z elementów układanki, dzięki któremu Twoi pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca na świecie, w tym w zaciszu własnego domu.
OBAWY DOTYCZĄCE MUC
Każdy wie, że nie ma czegoś takiego jak darmowy lunch, więc jakie są ewentualne minusy mobilnego UC? Chmura i technologia mobilna rozwinęły się do tego stopnia, że oferta mobilnego UC rzadko ma jakiekolwiek minusy, ale trzeba być przygotowanym przed wdrożeniem. Mobilne UC może nie zmieścić się w budżecie firmy. Może też nie posiadać infrastruktury niezbędnej do wdrożenia mobilnego UC. Niektóre firmy mogą mieć również problemy ze zgodnością z prawem lub przepisami, które uniemożliwiają im korzystanie z mobilnego UC w jakiejkolwiek formie.
PRZYGOTOWANIE DO MUC
Co więc musisz wiedzieć lub zrobić przed wdrożeniem mobilnego UC w swojej firmie? Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:
Wybór właściwego dostawcy
Znaczenie wyboru odpowiedniego dostawcy jest nie do przecenienia, jeśli chodzi o mobilne UC. Dobry dostawca będzie Twoim partnerem w miarę rozwoju i zmian w firmie. Będzie oferował wskazówki dotyczące najlepszych narzędzi i parametrów wdrożenia, aby dopasować się do wymagań biznesowych. Powinieneś móc na nim polegać, gdy sytuacja stanie się trudna lub gdy pojawią się problemy.
Ocena istniejącej sieci
Jak wygląda Twoja obecna sieć transmisji danych? Czy masz wystarczającą przepustowość lub szybki internet, aby wykorzystać mobilne UC? Jeśli masz przestarzały sprzęt, może on nie być w stanie poradzić sobie z dodatkowym obciążeniem lub nowymi standardami. Upewnij się, że wszystkie urządzenia i oprogramowanie są zaktualizowane o najnowsze poprawki bezpieczeństwa i firmware. Możesz również potrzebować nowego sprzętu, jeśli Twoi pracownicy nie posiadają jeszcze urządzeń mobilnych lub zestawów słuchawkowych.
Ustalenie budżetu
Łatwo jest dać się ponieść emocjom podczas wdrażania mobilnego UC lub dowolnego nowego systemu technologicznego. Dostawcy podzielą swoje ceny na „cenę za pracownika” lub „koszt za minutę” itp., Aby przekonać Cię do przejścia na droższy plan lub usługę. Menedżerowie czasami odczuwają potrzebę uwzględnienia każdej możliwej funkcji „na wszelki wypadek”, gdy będzie ona potrzebna w przyszłości.
Ale ponieważ mobilna UC pozwala na rozbudowę przestrzeni i dodawanie zasobów, gdy tego potrzebujesz, nie ma potrzeby kupowania czegokolwiek z wyprzedzeniem. Po prostu upewnij się, że płacisz za to, z czego korzystasz, zamiast zobowiązywać się do ponoszenia z góry kosztów użytkowania/miesięcznych kosztów usługi. Zawsze możesz później ulepszyć lub kupić więcej zasobów.
Mobilne UC może brzmieć jak luksus zarezerwowany dla dużych firm, ale nawet mała firma może odnieść ogromne korzyści z takiego rozwiązania. Zrób badania, a możesz być po prostu zaskoczony tym, jak przystępne i użyteczne może być to rozwiązanie!
Aby uzyskać więcej informacji o MUC, skontaktuj się z nami na voipstudio.pl
