Poczta głosowa to jedna z tych usług, o których każdy wie, że nie może bez nich żyć, ale potajemnie ich nienawidzi. To prawda, poczta głosowa pozwala na pozostawienie wiadomości dla ludzi nawet wtedy, gdy rozmawiają z kimś innym i dlatego jest przydatna. Jednak proces odzyskiwania i dostępu do wiadomości głosowych może być denerwujący.
Kiedy ostatnio z radością sprawdzałeś swoją skrzynkę głosową? Czy migające światełko w telefonie budzi w Tobie niepokój? Wiesz, że musisz spędzić następne 10 minut na słuchaniu wiadomości, z których co najmniej połowa jest bezużyteczna. Ale nie możesz sobie pozwolić na to, aby ich nie słuchać, ponieważ niektóre z nich będą ważne. Szczerze mówiąc, poczta głosowa niewiele się zmieniła od czasu jej pierwszego uruchomienia. To prawda, że nie potrzebujesz oddzielnego komputera, aby korzystać z tej funkcji, ale w tej przestrzeni nie wydarzyło się wiele innowacji.
FRUSTRACJE ZWIĄZANE Z POCZTĄ GŁOSOWĄ
Poczta głosowa zapewnia, że nie przegapisz ważnych wiadomości od klientów, współpracowników i innych partnerów biznesowych, gdy jesteś na spotkaniu lub w inny sposób zajęty. Jednak proces uzyskiwania dostępu, odsłuchiwania i pobierania informacji z wiadomości poczty głosowej nie jest usprawniony ani wydajny.
Z punktu widzenia użytkownika przed odsłuchaniem wiadomości poczty głosowej należy wybrać numer i odsłuchać komunikaty głosowe. Być może będziesz musiał odsłuchać tę samą wiadomość kilka razy, aby uzyskać kluczowe informacje, takie jak numer oddzwonienia. Możesz znajdować się w hałaśliwym otoczeniu, co utrudnia słuchanie przez telefon. Jeśli nie sprawdzasz regularnie swojej skrzynki odbiorczej, wiadomości mogą się piętrzyć i musisz tracić jeszcze więcej czasu, aby oddzielić te ważne od pozostałych.
Problemy nasilają się w kontekście biznesowym. Wiadomości poczty głosowej to pliki dźwiękowe, które zajmują dużo miejsca, nie dostarczając użytecznych danych. Pomyśl o tym, twoi pracownicy otrzymują co tydzień setki wiadomości głosowych. Niektóre z nich zawierają nawet cenne informacje, które mogą okazać się przydatne w przyszłości. Ale jak możesz uzyskać do nich dostęp? Kto ma czas na słuchanie tych wszystkich wiadomości głosowych w nadziei, że kilka z nich może się przydać?
Również w przypadku poczty głosowej bardzo łatwo popełnić błędy. Niektóre wiadomości prześlizgują się przez szczeliny, ponieważ użytkownik zapomniał je pobrać. Pracownicy tracą czas, próbując zapisać istotne informacje i często popełniają błędy, żonglując wieloma rzeczami naraz. Ale drobne błędy mogą się sumować, szczególnie w niektórych działach, takich jak obsługa klienta i wsparcie techniczne.
SPRAWDŹ TRANSKRYPCJĘ POCZTY GŁOSOWEJ ZA POMOCĄ VOIP
Odkąd na scenę wkroczyła technologia VoIP, korporacyjne systemy telefoniczne zmieniły się całkiem sporo w krótkim czasie. Dostawcy usług wprowadzili nowe, innowacyjne funkcje i przekształcili również istniejące narzędzia. Poczta głosowa to jedna z tych rzeczy, która stała się wygodniejsza i łatwiejsza w użyciu dzięki hostowanym usługom VoIP.
Pierwszym ulepszeniem poczty głosowej była możliwość przekazywania wiadomości do skrzynek odbiorczych e-mail. To rozwiązało problem niewygodnego dostępu. Użytkownicy nie musieli pamiętać o dzwonieniu na dedykowany numer i odbieraniu poczty głosowej. Mogą otrzymywać powiadomienia poczty głosowej bezpośrednio do swojej skrzynki odbiorczej, na co wszyscy mają cały czas oko. Oznacza to nie tylko, że nigdy nie przegapisz poczty głosowej, ale także otrzymasz powiadomienie natychmiast po tym, jak ktoś zostawił wiadomość. Jeśli to klient dzwoni w sprawie problemu serwisowego lub prośby o sprzedaż, nie chcesz opóźniać kontaktu z nim.
Niedawna innowacja jeszcze bardziej zmieniła grę poczty głosowej. Teraz dostawcy usług VoIP oferują usługi transkrypcji poczty głosowej dla klientów korporacyjnych. Co to znaczy? Użytkownicy mogą teraz wybrać opcję otrzymywania wiadomości poczty głosowej w formie wiadomości tekstowych, e-mailem lub bezpośrednio na telefon. Transkrypcja poczty głosowej oszczędza czas — większość ludzi czyta tekst szybciej niż słucha plików audio. Może również poprawić produktywność, pracownicy nie popełniają błędów, próbując zapisać informacje, ponieważ są one już dostępne w formacie tekstowym.
Dostawcy usług oferują nawet nieograniczone miejsce w chmurze dla tych transkrybowanych wiadomości, dzięki czemu możesz je zachować na zawsze. Ponieważ są one konwertowane na tekst, całe archiwum można przeszukiwać i łatwo uzyskać do niego dostęp w dowolnym momencie. Potrzebujesz numeru oddzwonienia do tego ważnego klienta? Szybkie przeszukanie poczty głosowej daje te informacje. Nie możesz sobie przypomnieć, kiedy lider projektu chciał otrzymać najnowszy raport? Możesz uzyskać datę i godzinę za pomocą kilku kliknięć. Twoi pracownicy nie muszą polegać na swojej pamięci, aby załatwić sprawę.
Każda organizacja może zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć wydajność, przechodząc na transkrypcję poczty głosowej. Niestety nie wszyscy usługodawcy oferują usługi transkrypcji poczty głosowej. Możesz zapytać swojego dostawcę, czy ma tę funkcję i ile – jeśli w ogóle – możesz za to zapłacić. Sprawdź, a może właśnie tego potrzebuje Twoja firma!
