Udział VoIP w rynku telekomunikacyjnym rośnie z każdym mijającym rokiem. Zarówno lokalne implementacje SIP, jak i hostowane usługi VoIP to wielomilionowe segmenty w młodej branży. Podczas gdy SIP ugruntował swoją pozycję jako dominujący protokół, wiele firm nadal preferuje hostowane usługi ze względu na łatwość użytkowania i prostotę.
Jednak nadal jest wiele przedsiębiorstw, które z różnych powodów nie dokonały jeszcze zmiany. Brak świadomości, wiedzy i wewnętrznego doświadczenia jest znaczącą przeszkodą. Menedżerowie lubią wiedzieć, w co się pakują, zanim podejmą decyzję o zakupie. Jak ta nowa technologia wpłynie na mój zespół/mój dział/moją firmę? Jakie zmiany powinienem wprowadzić i jakie będą tego konsekwencje w przyszłości? Przyjrzyjmy się szybko, jak hostowany VoIP może zmienić przepływy pracy w Twojej firmie.
ZNAJOMY, A JEDNAK INNY
Każda nowa technologia ma swoją własną krzywą uczenia się zarówno dla użytkowników, jak i dla całego przedsiębiorstwa. Twoi pracownicy powinni zapoznać się z nowymi narzędziami i włączyć je do swoich istniejących przepływów pracy. Jedną z rzeczy, której hostowany VoIP nie zmienia, jest rzeczywiste doświadczenie połączeń głosowych.
Najbardziej podstawowa funkcja wykonywania lub odbierania połączeń pozostaje znana. Jeśli masz telefon stacjonarny, podnosisz go, aby odebrać i wybrać numer, aby wykonać połączenie. Sytuacja nie jest bardzo inna na smartfonie lub tablecie. Masz dodatkowy krok pobrania i zainstalowania aplikacji softphone, ale reszta pozostaje niezmieniona. To samo dotyczy komputerów stacjonarnych i laptopów. Tutaj dodatkowym krokiem będzie podłączenie przewodowego lub bezprzewodowego zestawu słuchawkowego do komputera.
Tam, gdzie rzeczy się zmieniają, to sposób, w jaki konfigurujesz i używasz bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak wizualna poczta głosowa lub faksowanie cyfrowe. W przypadku tradycyjnych systemów telefonii korporacyjnej wiele firm nie może sobie pozwolić na zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do całego zestawu funkcji, który jest dostępny dla kadry kierowniczej wyższego szczebla. VoIP pozwala udostępnić te funkcje każdemu, kto ich potrzebuje. Tak więc skonfigurowanie grupowej konferencji telefonicznej, w której niektórzy ludzie łączą się, a inni korzystają z wideo, wymaga nieco więcej pracy.
Ale nauka korzystania z tych funkcji nie wymaga seminarium ani sesji szkoleniowej. Większość dostawców będzie mieć internetowe webinaria, instrukcje i FAQ, do których będą mieli dostęp Twoi pracownicy. W ten sposób ludzie mogą wyszukiwać informacje, których potrzebują, kiedy ich potrzebują.
HOSTOWANY VOIP ZMIENIA PRZEPŁYW PRACY W FIRMACH
Hostowany VoIP może nie zmieniać przepływów pracy w niektórych działach, a zmieniać inne. Działy, które najczęściej korzystają z telefonów – sprzedaż, marketing, obsługa klienta, centra kontaktowe itp. – zobaczą najwięcej zmian. Na początku VoIP był niczym więcej niż zamiennikiem tradycyjnej linii telefonicznej. Dzisiejsze usługi VoIP oferują więcej bajerów. Renomowani dostawcy oferują integracje między swoją ofertą VoIP a różnymi popularnymi narzędziami dla przedsiębiorstw, takimi jak systemy CRM. Oznacza to, że Twój zespół sprzedaży będzie mógł wykonywać połączenia z poziomu aplikacji CRM za pośrednictwem linii VoIP przedsiębiorstwa. Po zakończeniu połączenia znaczniki czasu i inne notatki można dołączyć do rekordu sprzedaży/klienta. Naturalnie te zmiany wpłyną na sposób wykonywania czynności w dziale.
Hostowany VoIP oferuje całą masę funkcji, jeśli chodzi o interakcję z klientami. Przedstawiciele klienta będą mogli ustawiać rozmówców w stan oczekiwania, zapraszać swoich szefów do podsłuchiwania lub nawet przerywania rozmów, uzyskiwać dostęp do połączeń z dostępnej puli lub przekierowywać połączenia do odpowiedniej skrzynki poczty głosowej. Procesy, które wymagały kilkunastu lub więcej kroków w starym systemie, mogą teraz wymagać tylko jednego kliknięcia, aby je ukończyć.
Hostowany VoIP oferuje nowe funkcje, które uzupełniają istniejące ulepszenia. Na przykład pracownicy, którzy regularnie komunikują się z klientami, często muszą robić notatki z rozmów. Usługi VoIP z automatycznym nagrywaniem rozmów mogą zwiększyć produktywność i wydajność. Nie musisz polegać na pracownikach, którzy pamiętają o wypełnianiu szczegółów na końcu rozmowy. Możesz automatycznie przechwycić istotne szczegóły do późniejszego przeglądu.
Osoby w organizacji mogą również zmieniać swoje osobiste przepływy pracy w odpowiedzi na funkcje oferowane przez hostowany VoIP. Załóżmy, że praca pracownika wymaga od niego rutynowych wizyt poza biurem w określonych lokalizacjach klientów. Wcześniej musiał je zaplanować na koniec dnia, ponieważ nie mógł sobie pozwolić na rozłąkę z telefonem w innym czasie. VoIP pozwala korzystać ze smartfona w podróży z numerem służbowym. Teraz może więc odwiedzić klienta, kiedy tylko jest to wymagane, i nie martwić się o pominięte połączenia.
To tylko kilka przykładów, które pokazują, w jaki sposób hostowany VoIP może zmienić Twoje przepływy pracy. Po wdrożeniu VoIP w przedsiębiorstwie możesz odkryć, że pracownicy znajdą nowe sposoby na zintegrowanie go ze swoimi przepływami pracy. Nie bądź zaskoczony, jeśli Twoja produktywność wzrośnie po przejściu na VoIP!
