Co to są identyfikatory DID — bezpośrednie wybieranie wewnętrzne

Numery bezpośredniego wybierania wewnętrznego, Direct Inward Dialing w skrócie DID , istnieją od dłuższego czasu. Większość firm używa identyfikatorów DID w swoich systemach telefonicznych, ponieważ umożliwia to klientom bezpośredni kontakt z konkretną osobą lub działem. Bezpośrednie wybieranie wewnętrzne nie jest nowością, ale staje się bardziej elastyczne, gdy jest używane w nowoczesnych usługach telefonicznych VoIP.

CZYM SĄ IDENTYFIKATORY DID ?

Bezpośrednie wybieranie wewnętrzne umożliwia firmie utworzenie bloku numerów wirtualnych, który może ominąć główną linię recepcyjną. Numer DID łączy się z pojedynczym numerem wewnętrznym lub grupą. Możesz skonfigurować identyfikatory DID dla swoich pracowników, zespołów lub określonych działów. Jeśli ktoś poda Ci numer, aby skontaktować się z nim „bezpośrednio” w biurze, najprawdopodobniej będzie to numer DID.

Z perspektywy osoby dzwoniącej DID wyglądają i działają jak każdy inny numer telefonu. Jednak tak naprawdę działa on jako skrót do konkretnej linii telefonicznej.

EWOLUCJA NUMERÓW DID

Ale dlaczego firmy i tak potrzebują numerów DID? Dlaczego nie przypisać numeru telefonu każdemu pracownikowi? Powód jest dość prosty. Zakup i korzystanie z dedykowanego numeru telefonu dla każdej osoby dość szybko staje się drogi. W tradycyjnym systemie telefonicznym może to oznaczać tysiące pracowników i setki linii miejskich.

Jest nie tylko kosztowny w utrzymaniu, ale również niekorzystny. Nawet jeśli masz tysiące pracowników, każda osoba nie korzysta w tym samym czasie ze swojego telefonu. W rzeczywistości każda linia telefoniczna pozostaje przez większość czasu nieaktywna i nieużywana. Prywatna centrala lub centrala PBX pozwala organizacji na rozdzielenie kilku fizycznych linii na wszystkich pracowników. Poprawia wykorzystanie linii i jest znacznie tańsza.

PBX rozwiązuje problem konieczności korzystania z wielu linii, ale teraz dzwoniący muszą być kierowani do miejsca docelowego przez recepcjonistę lub inny zautomatyzowany system, taki jak książka telefoniczna. Co jeśli klient chce dotrzeć bezpośrednio do konkretnej osoby? Właśnie tam wkraczają numery DID.

Większość średnich i dużych firm używa DID, menu telefonu i systemów Interactive Voice Response (IVR) w zależności od potrzeb. Wszystkie te funkcje służą jednemu głównemu celowi – jak najszybszemu skierowaniu rozmówców we właściwe miejsce. To, którego użyjesz, zależy od sytuacji, a nawet rodzaju połączenia.

DIDS DO VOIP I SIP TRUNK

DID ewoluowały w tradycyjnych telefonach stacjonarnych i PSTN, ale nadal są wymaganą funkcją również w systemach VoIP. VoIP to najczęściej używany system telefoniczny w 2021 r., niezależnie od tego, czy firma korzysta z trunkingu SIP, czy usług hostowanych. Dzięki trunkingom SIP firmy mogą dodawać tyle linii, ile potrzebują, tylko wtedy, gdy tego potrzebują. Nie ma potrzeby kupowania dodatkowych linii, a następnie czekania tygodniami, aż technik wyjdzie i zainstaluje nowe okablowanie.

W związku z tym numery DID stają się również bardziej elastyczne i potężne. Numer DID może łączyć się z telefonem stacjonarnym, aplikacją na urządzeniu mobilnym, a nawet faksem. Z perspektywy klienta nic się nie zmienia. Często nie mają pojęcia, że numer DID różni się od typowego numeru telefonu. Połącz DID z przekazywaniem połączeń i innymi zaawansowanymi funkcjami VoIP, aby poprawić wrażenia wszystkich rozmówców.

JAK UZYSKAĆ NUMER DID?

Chociaż możesz uzyskać numery DID i usługi telefoniczne od różnych dostawców, ogólnie bardziej opłacalne jest uzyskanie wszystkiego z jednego źródła. Różnica dla każdego numeru może nie być duża, ale kupując setki numerów, szybko się sumuje.

Jeśli więc Twoja firma zarządza systemem za pomocą łączy SIP, możesz uzyskać numery DID od tego samego dostawcy. Podobnie jest, jeśli firma korzysta z hostowanych usług VoIP, Twój dostawca może przypisywać numery DID wtedy, gdy ich potrzebujesz.

Zazwyczaj DID nie mają stałych opłat. Sprzedawcy pobierają opłaty przy zakupie nowych numerów, ale generalnie nie ma żadnych dodatkowych opłat. Jednak zawsze możesz usunąć numery, których nie używasz. Gdy pracownicy opuszczają firmę lub przenoszą się do innej lokalizacji, możesz w razie potrzeby ponownie ich przypisać.

ZARZĄDZANIE NUMERAMI DID

Zarządzanie numerami DID — bez względu na ich liczbę — jest tak samo proste, jak korzystanie z dowolnej innej funkcji w systemie VoIP. Możesz przypisywać numery, dodawać kolejne w razie potrzeby i usuwać te, których już nie używasz z pulpitu nawigacyjnego. Nie trzeba czekać tygodniami, aż technik skonfiguruje okablowanie lub fizyczne linie. Nie musisz zobowiązywać się do wcześniej ustalonej minimalnej liczby ani czekać do wygaśnięcia obecnej umowy, aby uzyskać dodatkowe numery.

DID VS IVR VS DRZEWA TELEFONICZNE

Możesz się zastanawiać, dlaczego firmy potrzebują DID, jeśli mają już opcje IVR lub drzewo telefonów z rozszerzeniami dla pracowników i działów. To zależy od sytuacji, jakiej funkcji chcesz użyć, aby poprawić wrażenia z rozmówcy.

Czasami IVR jest najlepszą opcją, aby skrócić czas reakcji lub zminimalizować czas oczekiwania klienta. Innym razem chcesz, aby dzwoniący mogli dotrzeć do właściwej osoby bez przechodzenia przez IVR lub wybierania numeru wewnętrznego.

Rozważ następujące sytuacje:

• Masz dedykowany zespół pomocy technicznej, który pomaga klientom w problemach z produktem. IVR może być najlepszą opcją, aby osoby dzwoniące z prostymi zapytaniami mogły szybko uzyskać odpowiedzi. Inni, którzy mają poważniejsze problemy, mogą porozmawiać z przedstawicielem w celu rozwiązania problemu.
• Menedżerowie i sprzedawcy otrzymują konkretne numery DID, dzięki czemu klienci mogą się z nimi bezpośrednio skontaktować. Skraca to czas oczekiwania dla klientów, ponieważ nie muszą oni przechodzić przez główne linie recepcyjne. Dla dzwoniących o wiele prostsze jest wybranie numeru niż wyszukiwanie go według nazwy/działu itp.
• Firmy nadal mogą oferować opcję wybierania numeru wewnętrznego, jeśli osoba dzwoniąca nie ma numeru DID osoby, z którą chcą rozmawiać. A może klient chce porozmawiać z kimś z działu księgowości, a nie z konkretną osobą. W takich sytuacjach przydaje się książka telefoniczna z możliwością wybrania numeru wewnętrznego.

Tak naprawdę pytanie nie brzmi, czy DID są lepsze niż funkcje IVR, albo czy używać wybierania wewnętrznego. Wszystko sprowadza się do korzystania z odpowiedniej funkcji w zależności od okoliczności.

KORZYŚCI NUMERÓW DID DLA FIRM

Identyfikatory DID są idealne dla firmy dowolnej wielkości, niezależnie od tego, czy masz 2 pracowników, czy 2000 pracowników w kilku krajach. Niektóre z korzyści wynikających z używania identyfikatorów DID obejmują:

• Zaoszczędź na kosztach

Dzięki numerom DID możesz zminimalizować liczbę potrzebnych linii i nadal udostępniać numery telefonów wszystkim pracownikom, którzy ich potrzebują. Możesz także przekazywać połączenia do różnych zespołów w wielu biurach, tak jakby pracowali w tej samej lokalizacji. Najlepsza część? Możesz to zrobić bez ponoszenia opłat za połączenia międzystrefowe!

• Lepsze doświadczenie dzwoniącego

Twoim celem jest nawiązanie niestandardowej rozmowy z właściwą osobą bez czekania, konieczności wychodzenia z poczty głosowej lub wielokrotnego przesyłania. Numery DID pozwalają dzwoniącym skontaktować się z kimś bezpośrednio, nie trzeba czekać na recepcjonistę ani słuchać niekończącej się listy opcji. W rzeczywistości wiele firm wyeliminowało potrzebę korzystania z recepcjonisty dzięki zautomatyzowanym funkcjom wbudowanym w nowoczesne systemy VoIP.

• Lokalne numery telefonów

Większość klientów woli dzwonić pod numer lokalny, nawet jeśli wiedzą, że firma jest dużą międzynarodową korporacją. Firma może uzyskać identyfikatory DID z lokalnymi numerami kierunkowymi, co ułatwia dzwoniącym zapamiętanie i wybieranie numerów.

• Popraw komunikację w zespole

Zespoły mogą łączyć wiadomości tekstowe, połączenia głosowe, połączenia wideo, połączenia konferencyjne i pocztę e-mail, aby usprawnić komunikację w zespole. Dedykowane rozszerzenia ułatwiają dotarcie do współpracowników, nawet jeśli znajdują się w innym kraju.

• Przekazywanie połączeń i routing

Gdy pracownicy i biura znajdują się w wielu lokalizacjach, zarządzanie połączeniami i routing nabierają kluczowego znaczenia. Zapewnij pracownikom odpowiednie narzędzia, aby mogli odbierać połączenia na urządzeniu mobilnym, laptopie lub telefonie stacjonarnym. Możesz to wszystko osiągnąć, a dzwoniący nie musi wiedzieć, że coś się zmieniło. Wiedzą tylko, że mogą dotrzeć do osoby za pierwszym razem.

• Żongluj różnymi strefami czasowymi

Czy masz zespoły wsparcia lub przedstawicieli obsługi pracujących w różnych strefach czasowych? A może oferujesz wydłużone godziny wsparcia dla określonych klientów. Łącząc DID i automatyczne przekazywanie połączeń, możesz ustawić połączenia tak, aby dzwoniły we właściwej lokalizacji na podstawie pory dnia.

• Elastyczność

Samo bezpośrednie wybieranie numerów wewnętrznych jest fantastyczną funkcją. Ale kiedy połączysz go z IVR, e-mailem, SMS-em i faksem, otrzymasz solidny system komunikacji, który jest elastyczny i jednocześnie potężny.

• Śledź kampanie marketingowe/sprzedażowe

Identyfikatory DID mogą być przydatne do śledzenia prowadzonych przez Ciebie kampanii sprzedażowych lub marketingowych. Załóżmy, że prowadzisz 2 różne kampanie w sąsiednich obszarach. Przypisz oddzielne numery DID do każdej kampanii i śledź połączenia przychodzące. Pozwoli Ci to przetestować, która kampania jest lepsza przed uruchomieniem jej na innych rynkach. Podobnie możesz śledzić ROI w różnych kampaniach reklamowych za pomocą numerów DID.