Szukasz nowego systemu telefonicznego dla firm? A może chcesz wymienić starzejącą się i przestarzałą budkę telefoniczną w swoim biurze. Niestety, wystarczy trochę poszukiwań w Internecie, aby poczuć się zdezorientowanym. Od VoIP, SIP i IP-PBX po chmurę, często trudno jest zrozumieć terminy i różnice między nimi.
Jest to jeszcze bardziej irytujące, ponieważ można by pomyśleć, że nie powinno być tak wiele zamieszania, telefon to telefon, prawda? Jak duża może być różnica między jednym systemem a drugim? Jeśli chodzi o telefon osobisty do użytku indywidualnego, miałbyś rację. Ale firmowy system telefoniczny to znacznie więcej niż zwykła linia telefoniczna.
Co to jest system telefoniczny dla firm?
Linia telefoniczna, numer i system to bardzo różne rzeczy. Na początek linia telefoniczna oznacza fizyczny przewód łączący telefon z resztą sieci. Numer telefonu to ciąg cyfr identyfikujący Twój telefon w sieci dla innych. Większość gospodarstw domowych i użytkowników indywidualnych posiada 1 linię telefoniczną i numer.
Rozważmy teraz sytuację małej firmy lub dużej korporacji. Jeśli masz 25 pracowników potrzebujących dostępu do telefonu, musisz kupić 25 oddzielnych linii i numerów. A co jeśli masz 25 000 pracowników? Wyobraź sobie, że otrzymujesz i zarządzasz wszystkimi tymi liniami!
W tym miejscu z pomocą przychodzi firmowy system telefoniczny. Umożliwia organizacji łączenie linii telefonicznych w celu utworzenia własnego, małego systemu. W ten sposób pracownicy mogą współdzielić linie telefoniczne, ponieważ nie wszyscy będą korzystać z telefonu jednocześnie. Te systemy telefoniczne oferują także podstawowe funkcje biznesowe, takie jak przekazywanie połączeń, rejestrowanie połączeń i książki telefoniczne. Dzięki firmowemu systemowi telefonicznemu wielu pracowników może dzielić kilka linii telefonicznych, mimo że każdy ma swój własny numer telefonu.
Rodzaje systemów telefonii biznesowej
Technologia telefonii uległa znaczącym zmianom od przełomu wieków. Nawet w dobie telefonów stacjonarnych firmy mogły wybierać spośród wielu różnych systemów do zarządzania swoimi telefonami. W 2020 roku firmy będą mogły zdecydować się na system cyfrowy, który dokładnie odpowiada ich potrzebom i wymaganiom biznesowym.
Startupy, przedsiębiorcy i kontrahenci
Startupy, freelancerzy i inne osoby prowadzące własną działalność gospodarczą mogą nie potrzebować pełnoprawnego systemu telefonii biznesowej, szczególnie jeśli firma zatrudnia tylko 1 lub 2 pracowników. Chociaż potrzebują profesjonalnych usług, takich jak zawieszanie muzyki, przekazywanie połączeń czy poczta głosowa, nie muszą zarządzać wieloma numerami wewnętrznymi i numerami.
W rezultacie startupy i freelancerzy często korzystają z usług telefonii stacjonarnej, ponieważ spełnia ona większość ich wymagań. W miarę rozwoju firmy istnieje możliwość przejścia na system klasy biznesowej.
Małe i średnie firmy
Gdy firma rozrośnie się do 3 lub więcej pracowników, potrzebny będzie bardziej wyrafinowany system. Przed wprowadzeniem VoIP firmy musiały kupować od operatora usługę Private Branch eXchange (PBX) i usługi biznesowe. Były one drogie i niedostępne dla wielu właścicieli małych firm.
Dzisiejsze systemy telefoniczne oparte na technologii VoIP są znacznie tańsze i łatwo dostępne dla każdej firmy. Firmy mogą zdecydować się na zakup własnej centrali IP-PBX (internetowa centrala PBX) i protokołu SIP trunk, aby połączyć te systemy. Alternatywnie mogą także zakupić hostowane usługi telefoniczne od doświadczonego dostawcy zewnętrznego. Ta opcja jest obecnie prawdopodobnie najpopularniejsza wśród małych i średnich organizacji.
Duże korporacje
Ogólnie rzecz biorąc, większe firmy mają środki na zakup i konserwację własnych systemów telefonicznych. Jednakże każda duża firma chętnie skorzystałaby z okazji zastosowania bardziej wydajnej i skutecznej technologii, która jest jednocześnie tańsza. Sporo organizacji chce kontrolować swoje telefony, ponieważ jest to kluczowa część ich systemu komunikacji.
Zakup i utrzymanie wysokiej jakości systemu telefonicznego dla firm mieści się w budżecie dużej firmy. Dlatego wiele organizacji korzysta z łączy SIP trunk i systemów IP-PBX do tworzenia własnych, lokalnych systemów telefonii cyfrowej. W miarę jak dostawcy ulepszają swoją infrastrukturę i tworzą bardziej niezawodne usługi, nawet większe firmy przechodzą na hostowane usługi telefoniczne VoIP.
Jak widać, VoIP jest obecnie preferowanym wyborem dla każdej firmy. Niezależnie od tego, czy chcesz kontrolować swój własny system, czy też chcesz korzystać z bezproblemowych usług w chmurze, telefony stacjonarne nie są już realną opcją.
Co potrafi system telefonii biznesowej VoIP?
Biznesowy system telefoniczny VoIP stanowi znaczną modernizację w stosunku do technologii telefonicznej starszej generacji. Krótko mówiąc, system VoIP może zrobić prawie wszystko, co telefon stacjonarny i jeszcze kilka rzeczy, które po prostu nie byłyby możliwe w przypadku starej technologii.
Konsolidacja sieci
Pierwszą poważną zmianą jest to, że system telefoniczny VoIP nie potrzebuje oddzielnej sieci do wykonywania połączeń. Konwertuje ludzki głos na pakiety cyfrowe, które można przesyłać przez Internet tak jak inne dane (e-maile, zdjęcia, dokumenty itp.). Dzięki temu firmy mogą całkowicie wyeliminować fizyczne przewody. Do zarządzania komunikacją biznesową – w tym głosową, tekstową i wideo – wystarczy solidna sieć danych i Wi-Fi, jeśli to konieczne.
Mniejsze rachunki za telefon
Ponieważ systemy VoIP korzystają z Internetu, dostawcy nie muszą płacić opłat za dostęp do tradycyjnego systemu PSTN. Dostawcy nie muszą ponosić kosztów utrzymania sieci fizycznej. Zamiast tego przekazują te oszczędności swoim klientom. Dla właściciela firmy oznacza to, że nie musisz nic płacić za połączenie realizowane wyłącznie przez Internet.
W efekcie oznacza to, że wszystkie rozmowy wewnętrzne wykonywane przez pracowników – niezależnie od tego, gdzie się znajdują – są całkowicie bezpłatne. Połączenia międzynarodowe są znacznie tańsze, ponieważ płacisz tylko za część połączenia, które w pewnym momencie łączy się z siecią PSTN. Chociaż z systemem telefonicznym VoIP wiążą się inne koszty, większość firm odnotuje radykalne zmniejszenie miesięcznych rachunków telefonicznych po przejściu na VoIP.
Brak konserwacji
Każda firma to ma. Niezależnie od tego, czy jest to pojedynczy pracownik, czy duży dział, potrzebujesz kogoś, kto będzie zarządzał systemem telefonicznym. W przypadku VoIP już tak nie jest. Nie musisz kupować żadnego sprzętu ani niczego konserwować. Wszystkim, od bezpieczeństwa po konserwację sprzętu, zajmuje się dostawca. Co więcej, otrzymujesz nawet regularne aktualizacje i nowe funkcje dostarczane online bez żadnych przestojów. Czy można się dziwić, że firmy masowo przechodzą na biznesowy system telefoniczny VoIP?
Funkcje biznesowego systemu telefonicznego VoIP
Pulpit online
Biznesowy system telefoniczny VoIP będzie zarządzał wszystkimi połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi. Możesz skonfigurować i skonfigurować system zgodnie z potrzebami swojej firmy za pośrednictwem internetowego panelu kontrolnego. Dostawca świadczy wszystkie usługi telefonii biznesowej za pośrednictwem Twojej sieci danych. Oznacza to, że nie musisz czekać całymi dniami, aby dodać numer, przetestować nową funkcję lub wprowadzić inne niezbędne zmiany w systemie.
Funkcje faksu cyfrowego i analogowego
Nawet dzisiaj wiele firm korzysta z faksów do wysyłania ważnych dokumentów. Systemy VoIP oferują faksowanie cyfrowe, eliminując potrzebę posiadania oddzielnego faksu w biurze. Użytkownicy mogą wysyłać i odbierać faksy w swojej skrzynce odbiorczej, drukując dowolny dokument tylko wtedy, gdy jest to potrzebne. Wiele dobrych usług VoIP obsługuje także inne starsze funkcje, takie jak dostęp do sieci PSTN.
E911
Kiedy systemy VoIP pojawiły się po raz pierwszy, firmy wahały się przed ich użyciem, ponieważ utraciłyby dostęp do służb ratunkowych. Systemy telefoniczne VoIP są niezależne od lokalizacji, co oznacza, że użytkownicy wykonujący połączenia mogą znajdować się w dowolnym miejscu. Chociaż oferuje to znaczną korzyść biznesową, jest wadą, jeśli chodzi o służby ratunkowe.
Jednak dzisiejsze usługi VoIP zapewniają usługi E911. Użytkownicy zobowiązani są do podania adresu (w razie potrzeby jego zmiany), tak aby personel ratunkowy mógł zostać skierowany we właściwe miejsce.
Wizualna poczta głosowa, automatyczna sekretarka, zarządzanie połączeniami itp.
Większość renomowanych dostawców oferuje ogromną liczbę funkcji routingu i zarządzania połączeniami, takich jak automatyczna sekretarka, przekazywanie połączeń, funkcja dzwonienia na wielu urządzeniach i tak dalej. Niektórzy dostawcy łączą funkcje w pakiety i pobierają opłaty za aktualizację do następnego poziomu. Inne oferują nieograniczony dostęp do wszystkich funkcji w oparciu o koszt przypadający na użytkownika. Możesz wybrać opcję odpowiednią do swoich potrzeb.
Możesz skonfigurować, a nawet wyłączyć te funkcje za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego, co ułatwia każdemu skuteczne administrowanie systemem.
Ujednolicona komunikacja
Być może najlepszą częścią biznesowego systemu telefonicznego VoIP jest to, że stanowi podstawę dla bardziej zaawansowanych funkcji. Firmy mogą zebrać wszystkie swoje odmienne kanały komunikacji pod jednym dachem. Wyobraź sobie system, który wygląda i działa dokładnie tak samo wszędzie – na komputerze stacjonarnym lub urządzeniu mobilnym. Użytkownicy nie muszą przełączać się między wieloma aplikacjami i oknami.
Biznesowe systemy telefoniczne VoIP oferują więcej niż tylko głos. Korzystaj z komunikatorów, SMS-ów, rozmów wideo, rozmów grupowych, wirtualnych spotkań, a nawet prowadź sesje szkoleniowe dla międzynarodowych zespołów. Opcje są nieograniczone, jeśli zdecydujesz się na usługę telefonii VoIP.
Kluczem do wyboru odpowiedniej usługi nie są tylko koszty i funkcje, chociaż są one ważnymi czynnikami. Pamiętaj, aby wybrać dostawcę, który będzie z Tobą współpracować w miarę rozwoju i rozwoju Twojej firmy. Teraz, gdy już wiesz, jak VoIP może pomóc Twojej firmie, skontaktuj się z VoIPstudio, aby uzyskać bezpłatny 30-dniowy okres próbny i przygotuj się na zaskoczenie!
