Jeśli ktokolwiek miał wątpliwości w sprawie przyszłości sieci PSTN, ostatnie kilka lat powinno je rozwiać. W wielu krajach operatorzy telefonii naziemnej ogłosili termin zakończenia świadczenia usług, a część z nich już przechodzi w całości na telefonię internetową. Nawet w przypadku posiadania sprawnie funkcjonującego systemu PBX firmy powinny rozważyć przejście na system VoIP w przyszłości.
Przejście na system VoIP
Jeśli nie masz doświadczenia z technologią VoIP, wizja decyzji o przejściu na ten system może być przytłaczająca. Na rynku działa ogromna liczba operatorów walczących o klienta i reklamujących swoje usługi. Łatwo zgubić się w gąszczu ofert – technologia VoIP pozwala na wybór kilku opcji na każdym kroku procesu. Nie ogranicza cię kwestia sprzętu, oprogramowania, dostawcy usług ani podobne czynniki.
Aby pomóc ci wybrać najlepsze rozwiązanie VoIP dla małej firmy, przedstawiamy kilka cech, które należy wziąć pod uwagę:
Cena
Technicznie rzecz biorąc, cena niekoniecznie jest cechą. To jednak bardzo ważne kryterium, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru hostowanej usługi VOIP. W przeciwieństwie do wielkich przedsiębiorstw małe firmy nie posiadają środków finansowych, na których zmarnowanie mogą sobie pozwolić. Tu liczy się każdy grosz, nie chcemy więc przeznaczać środków finansowych na funkcje, których w rzeczywistości nie potrzebujemy. Niektóre firmy natomiast wybierają dostawcę usług wyłącznie na podstawie ceny, a następnie żałują swojej decyzji, gdy okazuje się, że w pakiecie nie są dostępne potrzebne im funkcje.
Pamiętaj o dokładnym sprawdzeniu nie tylko ceny, ale również funkcjonalności zawartych w każdym pakiecie. Czy operator pobiera osobną opłatę za niektóre z funkcji? Czy każda reklamowana funkcjonalność jest dostępna w rozważanym przez ciebie pakiecie? Czy ostateczna kwota zawiera podatki i pozostałe opłaty? Oto pytania, jakie należy zadać operatorowi, zanim zdecydujesz się na daną usługę telefoniczną.
Elastyczność i skalowalność
Elastyczność to jedna z głównych cech technologii VoIP. Nie oznacza to jednak, że dowolna wybrana przez ciebie usługa będzie domyślnie elastyczna. Niektórzy dostawcy nakładają ograniczenia na zakres możliwości klienta w zależności od opłacanego przez niego planu subskrypcji. Możesz więc znaleźć się w sytuacji, gdy nie jesteś w stanie dokonać potrzebnych zmian, mimo że nie istnieje żadna techniczna przeszkoda, która to uniemożliwia.
Każde dobre rozwiązanie VoIP przeznaczone dla małych firm powinno być skalowalne. Co to oznacza? W zależności od twoich potrzeb zakres usługi powinien rozszerzać się lub zmniejszać. Operatorzy telefonii tradycyjnej nie pozostawiali innego wyboru niż wykupienie minimalnej liczby linii lub numerów, aby możliwe było korzystanie z usługi. W razie wystąpienia potrzeby zwiększenia tej liczby klient musiał odczekać do końca okresu rozliczeniowego lub innych postanowień arbitrarnych. Usunięcie kilku linii przez dostawcę z powodu trudniejszego okresu w życiu firmy nie wchodziło w grę.
W hostowanych rozwiązaniach VoIP jest inaczej: w dowolnej chwili możesz dokupić linie telefoniczne lub numery. A co w przypadku, gdy przestaniesz ich potrzebować? Wtedy możesz je usunąć. Nie musisz opłacać ich do końca tygodnia, miesiąca czy okresu rozliczeniowego! Płacisz tylko za to, z czego rzeczywiście korzystasz. Dotyczy to numerów, linii, funkcjonalności i innych środków.
Funkcje podstawowe i premium
Przed pojawieniem się VoIP niewiele małych firm miało dostęp do tzw. funkcji premium, takich jak wideokonferencje lub asystent automatyczny. Najczęściej nie mogły pozwolić sobie na opłacenie takich usług lub operator oferował je wyłącznie przedsiębiorstwom o określonej minimalnej liczbie użytkowników. Dzięki technologii VoIP granica między funkcjami podstawowymi i premium jest obecnie praktycznie niewyczuwalna.
W rzeczywistości dawne funkcje premium stały się dla małych przedsiębiorstw funkcjami podstawowymi, ponieważ to dzięki nim mogą konkurować z większymi firmami na równych zasadach. Załóżmy, że twoi pracownicy przebywają w dwóch biurach znajdujących się w różnych regionach kraju. Aby dotrzeć na comiesięczne spotkania, część osób musi przemieścić się z jednej lokalizacji do drugiej. A gdyby zamienić spotkania osobiste na audiokonferencje lub wideokonferencje? Takie rozwiązanie to oszczędność ogromnych sum pieniędzy na wydatkach na podróże pracowników! Nie wspominając o czasie, jaki pracownicy muszą poświęcić, aby dotrzeć na spotkanie.
Każda firma decyduje, które funkcje będą dla niej podstawowymi, a które dodatkowymi. Miesięczna opłata w wysokości niecałego 1000 zł za kilka numerów do prowadzenia rozmów zdalnych może przełożyć się na oszczędność wielu tysięcy złotych na wydatkach na podróże. Inna firma może jednak nie potrzebować tej funkcji, jeśli jej pracownicy nie podróżują tak często. Łatwo jest wpaść w pułapkę myślenia, że każda funkcjonalność jest niezbędna dla naszej firmy. Biorąc pod uwagę, że zawsze możemy zmienić pakiet usług lub nawet ich dostawcę, lepiej zacząć od mniejszego pakietu i dodawać kolejne funkcjonalności w razie potrzeby!
