Hostowany VoIP oferuje wiele nowych funkcji dla przedsiębiorstw, narzędzi, z których indywidualni użytkownicy nie będą mieli wiele pożytku. Niektóre z tych nowych funkcji zwiększają produktywność lub pozwalają organizacjom poprawić efektywność procesów. Inne pozwolą firmie obsłużyć duży wolumen połączeń lub w inny sposób usprawnić system komunikacji.
Niektóre organizacje uznają, że niektóre funkcje spełniają ich wymagania lepiej niż inne. Mała firma może szukać konkretnych narzędzi, które pomogą jej konkurować z większymi firmami. Z drugiej strony międzynarodowa korporacja może potrzebować funkcji, które pomogą im obsługiwać setki połączeń dziennie w określonych działach, takich jak obsługa klienta w zakresie rozliczeń.
Istnieją jednak pewne funkcje, które większość firm doceni niezależnie od ich wielkości lub branży, w której działają. Przyjrzyjmy się więc niektórym najważniejszym funkcjom, których większość firm powinna szukać w hostowanej usłudze VoIP.
PERSONALIZACJA – MUZYKA NA CZEKANIE, POWITANIE, HARMONOGRAM
Hostowane usługi VoIP oferowały szeroką gamę opcji dostosowywania. Pozwala to organizacji dokładnie kontrolować sposób działania systemu, aby lepiej odpowiadał ich wymaganiom. Poziom dostosowania rozciąga się na małe rzeczy – takie jak muzyka w czasie oczekiwania i niestandardowe powitania – które wydają się nieistotne, ale mają ogromny wpływ na zadowolenie klienta.
W przeciwieństwie do większych organizacji z wyrafinowanymi systemami telefonicznymi, mniejsze firmy nie mają innego wyjścia, jak pozwolić, by ich telefony dzwoniły w dziwnych godzinach lub gdy biuro jest zamknięte. Hostowane usługi VoIP oferują obsługę niestandardowych harmonogramów w celu obsługi takich sytuacji. Oznacza to, że możesz ustawić harmonogram, kiedy telefony mają dzwonić, kiedy dzwoniący powinni przechodzić na pocztę głosową lub kiedy odtwarzać specjalne wiadomości dla klientów.
Możesz także połączyć tę funkcję z kilkoma powiązanymi opcjami, takimi jak używanie niestandardowej muzyki na czekanie lub odtwarzanie określonych powitań w godzinach pracy i tak dalej. Wyobraź sobie, że ktoś próbuje skontaktować się z Twoim biurem po godzinach pracy. Zamiast pozwalać dzwonić telefonowi lub po prostu włączać pocztę głosową, możesz ustawić nagranie, które poinformuje ich o twoich zwykłych godzinach i alternatywnych metodach (strona internetowa, e-mail itp.) kontaktu z biurem.
Załóżmy, że Twój dział obsługi jest przeciążony telefonami i musisz wstrzymać obsługę klientów do czasu zwolnienia agenta. Zamiast po prostu odtwarzać losową muzykę, możesz użyć niestandardowego nagrania, aby poinformować ich o wyprzedażach, okazjach lub innych informacjach, które chcesz, aby mieli.
NIGDY NIE PRZEGAP POŁĄCZENIA
Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było iść i siedzieć przy tym samym biurku każdego dnia. Obecnie wielu pracowników pełni funkcje wymagające mobilności. Na przykład przedstawiciel handlowy może podróżować po całym kraju, aby spotkać się z klientami, a kierownik może odbywać spotkania w różnych krajach. Ale jednocześnie nie chcesz przegapić ważnych rozmów biznesowych.
Hostowane usługi VoIP oferują kilka funkcji, dzięki którym żaden pracownik nie przegapi połączenia, ponieważ nie było go przy biurku. Jedna z takich funkcji jest powszechnie nazywana znajdź mnie/obserwuj mnie. Ta funkcja umożliwia użytkownikom skonfigurowanie listy numerów, urządzeń lub numerów wewnętrznych dla tego samego konta. Pracownik może następnie określić, czy chce, aby wszystkie urządzenia dzwoniły jednocześnie, czy jedno po drugim, aż do odebrania połączenia. Ta funkcja jest naprawdę pomocna w dzisiejszych środowiskach pracy, w których większość ludzi cały czas żongluje wieloma urządzeniami.
Kolejną funkcją, która może pomóc w tym przedsięwzięciu, są zaawansowane reguły kierowania połączeń. Poczta głosowa to świetna funkcja, na której polega większość firm podczas wykonywania pracy. Dzięki VoIP użytkownicy mogą skonfigurować swoje konto tak, aby wiadomości poczty głosowej były automatycznie przepisywane na tekst i wysyłane na ich skrzynkę e-mail. Menedżer będzie mógł kierować połączenia do skrzynki odbiorczej poczty głosowej grupy, dzięki czemu będzie mógł odbierać połączenia każdy, kto jest dostępny. Takie funkcje mogą pomóc Ci upewnić się, że żaden telefon od klienta nie zostanie nieodebrany lub przeoczony.
USPRAWNIJ KOMUNIKACJĘ WEWNĘTRZNĄ
Oprócz komunikowania się z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak klienci, partnerzy, dostawcy itp., pracownicy muszą również komunikować się ze sobą. Poszczególni pracownicy będą chcieli rozmawiać ze swoimi współpracownikami, zespoły projektowe mogą współpracować z innymi osobami w różnych biurach lub działach i tak dalej. W większości środowisk biurowych oznacza to, że istnieje kilka różnych narzędzi dla poszczególnych osób lub działów do tego samego celu.
Z hostowanym VoIP, można zintegrować wszystkie te kanały w ramach jednego systemu. VoIP może obsługiwać połączenia audio, wideokonferencje, połączenia grupowe, wiadomości, pocztę głosową, a nawet faks. W ten sposób nie musisz się martwić o kompatybilność lub rozwiązywanie problemów, jak powstają. Masz jedno źródło do kontaktu, jeśli lub kiedy coś pójdzie nie tak – twój dostawca. Oznacza to również, że pracownicy będą mogli łatwiej przeszukiwać wiele kanałów komunikacyjnych, aby zlokalizować osobę lub dane, których szukają.
Powyższe trzy funkcje nie są bynajmniej jedynymi, które oferuje VoIP. Ale są to z pewnością przydatne funkcje, których firma powinna szukać podczas rejestracji!
