Świat telefonii korporacyjnej często podlega zmianom. Niektóre z nich to duże, systemowe zmiany, które wpływają na sposób prowadzenia działalności, inne to stopniowe ulepszenia, które mogą zwiększyć produktywność Twoich pracowników. Przykładami zmian systemowych jest przejście z telefonów stacjonarnych na telefony komórkowe lub z tradycyjnych systemów PBX na biznesowe telefony VoIP.
Połączenie rosnącego zapotrzebowania na systemy VoIP i spadającej sprzedaży łączy analogowych zmusza operatorów telefonicznych do agresywnej rywalizacji o klientów. To sprawia, że jest to doskonały moment dla przedsiębiorstw na przejście na VoIP i skorzystanie ze spadających cen. Po przejściu na VoIP większość zmian w infrastrukturze jest ukryta przed użytkownikami końcowymi. Największą różnicą, jaką zobaczą, będą nowe telefony biznesowe na ich biurkach. Zanim jednak wyruszysz i kupisz zupełnie nowe telefony IP, poświęć chwilę na ocenę, w jaki sposób korzystasz z obecnego systemu.
JAK TWOJA FIRMA OBSŁUGUJE POŁĄCZENIA?
Kategoryzuj połączenia przychodzące i wychodzące oddzielnie, ponieważ będziesz potrzebować dla nich różnych funkcji. Na przykład wstrzymanie muzyki jest czymś, o czym należy pomyśleć w przypadku połączeń przychodzących, ale nie jest potrzebne w przypadku połączeń wychodzących i tak dalej. Teraz pomyśl o różnych rodzajach połączeń, które mają miejsce każdego dnia:
- Rozmowy indywidualne pomiędzy pracownikami a potencjalnymi/obecnymi klientami
- Połączenia grupowe umożliwiające konferencje pomiędzy zespołami wewnętrznymi i partnerami zewnętrznymi
- Połączenia międzystrefowe i międzynarodowe
- Połączenia przychodzące poza godzinami pracy, świętami itp.
Dzięki telefonom VoIP dla firm możesz także skonsolidować czat wideo i komunikatory internetowe w tym samym systemie.
Kolejną kwestią do rozważenia jest to, które obszary w biurze wymagają telefonów. Na przykład możesz potrzebować innego modelu telefonu do użytku w miejscach publicznych, takich jak hol lub poczekalnia. Jeśli masz dedykowane sale konferencyjne, które są często wykorzystywane do prowadzenia konferencji, warto kupić modele wyposażone w dodatkowe głośniki i mikrofony zapewniające lepszą jakość. Podobnie użytkownicy pierwszej linii, tacy jak agenci sprzedaży, mogą wymagać innych funkcji niż menedżerowie na poziomie C.
PODSTAWOWE FUNKCJE TELEFONÓW VOIP W TWOJEJ FIRMIE
Ocena obecnych i przyszłych wymagań może zająć trochę czasu, ale jest warta wysiłku. Duże i czytelne ekrany LCD, przyciski funkcyjne, które można przypisać do przydatnych funkcji oraz porty umożliwiające łączność to tylko niektóre z rzeczy, na które warto zwrócić uwagę. Pamiętaj, że nie każdy pracownik będzie potrzebował telefonu stacjonarnego. Niektórzy użytkownicy mogą preferować korzystanie z urządzeń mobilnych, mogą pracować w domu itp. W rzeczywistości możesz potrzebować mniej telefonów, niż myślisz.
Konferencje — audio i wideo
Konferencje audio i wideo szybko stały się preferowaną alternatywą dla długich spotkań i podróży służbowych. Jeśli Twoi pracownicy często prowadzą rozmowy grupowe z zespołami wewnętrznymi, partnerami zewnętrznymi, klientami biznesowymi itp., warto zainwestować w kilka modeli obsługujących konferencje. Większość biznesowych telefonów VoIP umożliwia prowadzenie rozmów grupowych, ale te wersje są wyposażone w wiele głośników i wielokierunkowe mikrofony zapewniające lepszą klarowność głosu. Zostały specjalnie zaprojektowane do użytku z wieloma użytkownikami, przewodowymi i bezprzewodowymi zestawami słuchawkowymi itp. Jeśli rozmowy wideo są dla Ciebie ważne, sprawdź także jakość wbudowanych kamer internetowych.
Szybkie wybieranie, ponowne wybieranie i przekazywanie połączeń
Możliwość szybkiego wybierania konkretnych numerów jest nieoceniona w oszczędzaniu czasu Twoich pracowników. Może to jedynie skrócić czas każdej rozmowy telefonicznej o kilka sekund, ale pomnożyć to przez tysiące połączeń wykonywanych każdego dnia, a będzie to znacząca poprawa. Funkcja ponownego wybierania jest również niezwykle przydatna do dzwonienia do użytkowników, jeśli połączenie zostanie zerwane z powodu małej przepustowości lub z innego powodu.
Przekazywanie połączeń jest przydatne, jeśli chcesz mieć możliwość przekierowywania połączeń przychodzących w określonych godzinach do innych pracowników, swojego asystenta lub innego działu w Twojej firmie. Dzięki temu dzwoniący będą w większości mogli porozmawiać z daną osobą, zamiast być przekierowywani do poczty głosowej. Funkcje te są zazwyczaj obsługiwane przez większość biznesowych systemów VoIP, ale telefony powinny być również wyposażone w dedykowane przyciski wybierania jednodotykowego, aby zapewnić lepszą wygodę użytkowania.
Obsługa wyciszania mikrofonu i zestawu słuchawkowego
Ważną funkcją, którą należy sprawdzić w każdym zakupionym biznesowym telefonie VoIP, są opcje łączności. Twoje telefony powinny przynajmniej obsługiwać standardowe zestawy słuchawkowe Bluetooth. Niektóre modele obsługują jednocześnie wiele zestawów słuchawkowych, inne obsługują tylko jeden.
Istotną funkcją jest także możliwość wyciszenia mikrofonu. Przydaje się to dla zachowania prywatności, gdy trzeba omówić coś ze współpracownikiem przed powrotem do klienta lub aby zminimalizować poziom hałasu, który słyszy druga osoba, szczególnie podczas rozmów grupowych.
To tylko kilka z podstawowych funkcji, których większość firm potrzebuje w telefonach VoIP. W zależności od wyników oceny możesz także potrzebować bardziej szczegółowych funkcji.
