Organizacje codziennie przechodzą na biznesowe rozwiązania VoIP i wszystko wskazuje na to, że VoIP stanie się standardem w telefonii. Wiele firm przechodzi na VoIP ze względu na oszczędności i zostaje w celu zwiększenia produktywności. Firmy, które dopiero teraz zaczęły korzystać z VoIP, mogły jeszcze nie poznać wszystkich funkcji oferowanych przez ich system. Wkrótce może się okazać, że poprawa wydajności jest bardziej korzystna niż obniżenie miesięcznych rachunków.
Istnieje wiele sposobów, w jakie rozwiązania VoIP dla firm mogą pomóc Twoim pracownikom w zwiększeniu produktywności. Bardziej niż liczba posiadanych funkcji liczy się sposób, w jaki wykorzystujesz je w firmie. Czasami trzeba zmienić konfigurację lub ustawienia określonej funkcji, aby działała dla użytkowników. Inne funkcje będą działać poprawnie na ustawieniach domyślnych. Przydatność pojedynczej funkcji będzie zależała od wielkości i rodzaju firmy, branży, w której działasz, oraz wielu innych zmiennych.
CZĘŚCIEJ KORZYSTAJ Z POŁĄCZEŃ KONFERENCYJNYCH
Korzystanie z połączeń konferencyjnych – z wideo lub bez – zamiast spotkań nie jest nową koncepcją w świecie biznesu. Jednak wiele organizacji nadal nie wykorzystuje tego udogodnienia w maksymalnym stopniu. Organizowanie wirtualnych spotkań zamiast fizycznego podróżowania może zaoszczędzić dużo czasu, pieniędzy i innych zasobów. Dlaczego więc nie miałbyś używać go częściej?
Często istnieje wiele powodów, dla których tak się dzieje. Ogólnie rzecz biorąc, interfejs i obsługa połączeń konferencyjnych nie jest zbyt intuicyjna dla użytkowników. Nikt nie będzie używał narzędzia, którego tak naprawdę nie lubi. Czasami funkcja nie jest odpowiednio zoptymalizowana, co skutkuje słabą jakością dźwięku lub obrazu. Zamiast zajmować się takimi problemami, Twoi pracownicy mogą woleć po prostu spotkać się twarzą w twarz.
Biznesowe rozwiązania VoIP łączą w jednym spójnym pakiecie połączenia audio, wideoczaty i udogodnienia konferencyjne. Rozpoczęcie wideokonferencji niczym nie różni się od zwykłej rozmowy jeden na jeden w systemie VoIP. Jeśli system VoIP został odpowiednio zoptymalizowany, jakość dźwięku i obrazu również powinna być całkiem dobra. Zamiast więc organizować godzinne spotkanie, które zakłóca wszystkim dzień pracy, po prostu zaplanuj telekonferencję wszystkich zainteresowanych stron. Dzięki VoIP załatwisz sprawy znacznie szybciej.
SKONFIGURUJ “ZNAJDŹ MNIE, ŚLEDŹ MNIE” PRAWIDŁOWO
Funkcja Find Me Follow Me jest podobna do grup wyszukiwania połączeń, ale została zaprojektowana do pracy z pojedynczymi osobami. Wielu użytkowników biznesowych nie jest już przykutych do swojego biurka w ciągu dnia pracy. Przedstawiciele handlowi lub menedżerowie często są w ruchu, podróżując między biurami i odwiedzając klientów. Sporo firm oferuje również możliwość pracy z domu lub pracy zdalnej swoim pracownikom. Oznacza to, że większość ludzi ma co najmniej 2 urządzenia (telefon i laptop), które mogą odbierać połączenia.
Utrudnia to śledzenie połączeń od klientów, partnerów lub dystrybutorów. Brakuje Ci połączeń, jeśli zbyt często nie ma Cię przy biurku. Z drugiej strony nie jest zadaniem dzwoniącego wiedzieć, kiedy i gdzie jesteś przez cały czas, aby mógł zadzwonić do ciebie na właściwym urządzeniu.
Poszczególni użytkownicy mogą ustawić określone godziny w ciągu dnia tygodnia, które informują system telefoniczny, jak kierować połączenia przychodzące. Możesz skonfigurować wszystkie swoje urządzenia tak, aby dzwoniły jednocześnie, co pozwoli Ci odpowiedzieć, które urządzenie jest najbliżej. System może również wypróbować jedno urządzenie po drugim, aż do momentu odebrania połączenia. Zamówienie może więc wyglądać mniej więcej tak: najpierw zadzwoń na urządzenie mobilne, potem na telefon stacjonarny, potem do współpracownika, a na koniec do poczty głosowej, jeśli nie ma odpowiedzi.
AUTOMATYCZNY SERWIS I IVR
To kolejna niedoceniana funkcja, która nie jest w pełni wykorzystywana przez firmy. W dzisiejszych czasach brak funkcji automatycznej sekretarki sprawia, że firma wygląda nieprofesjonalnie. Kiedyś ograniczone tylko do tych organizacji, które mogą sobie pozwolić na takie systemy, staje się niezbędne nawet dla małych i średnich firm.
Możesz skonfigurować rozwiązanie VoIP w swojej firmie, aby przekazywać klientom wiele rodzajów informacji. Niektóre z najczęściej zadawanych pytań, takie jak godziny pracy, godziny świąteczne, wskazówki, a nawet zbliżające się wyprzedaże lub inne wydarzenia, mogą być zadawane przez asystenta zamiast osoby. Uwalnia cenne zasoby ludzkie, aby zająć się bardziej złożonymi problemami.
System IVR może obsłużyć krótkie lub proste zapytania bez przeciążania linii dla zespołów wsparcia technicznego. Na przykład większość połączeń przychodzących może być związana z zaległymi rachunkami lub informacjami o koncie. IVR może odpowiedzieć na takie zapytanie na podstawie numeru, z którego dzwoni klient lub prosząc go o podanie unikalnego identyfikatora.
Korzystanie z tych funkcji może zaoszczędzić Twoim pracownikom dużo czasu, uwalniając ich do bardziej produktywnych zadań. Rozpocznij eksplorację systemu telefonicznego VoIP i zobacz, jakie inne funkcje będą przydatne w Twojej organizacji!
