Organizacje mają mnóstwo opcji, jeśli chodzi o biznesowe systemy telefoniczne. Każdy system wydaje się mieć najlepsze cechy telefonu VoIP . Jak sporządzić krótką listę spośród setek dostępnych alternatyw? Proces ten może być czasochłonny i trudny dla każdej firmy.
Wydaje się, że prawie każda firma korzysta z rozwiązania VoIP dla małych firm . Ale czy to właściwy wybór dla Ciebie? Rzućmy okiem na różne typy biznesowych systemów telefonicznych dostępnych dla przedsiębiorstw.
JAKIE MASZ OPCJE?
Od 2019 roku masz kilka opcji. Możesz wybierać między analogowymi liniami stacjonarnymi, usługą telefonii wirtualnej, lokalnymi systemami VoIP i usługą VoIP hostowaną w chmurze.
PSTN i telefony stacjonarne
Pierwszą opcją jest skorzystanie z tego, co znane – analogowych telefonów stacjonarnych. Firmy używają tych systemów telefonicznych od dziesięcioleci. To sprawdzona alternatywa. Otrzymujesz wysoką jakość połączeń i są one bardzo niezawodne.
Konsumenci po prostu podłączają telefon do gniazdka i zaczynają dzwonić. Firmy mają bardziej złożone wymagania. Potrzebujesz czegoś, co nazywa się Private Branch Exchange (PBX), które kieruje połączenia tam, gdzie powinny trafić. Trzeba kupić dużo sprzętu i go konserwować. Te systemy PBX zwykle znajdują się gdzieś w serwerowni lub szafie.
Pomimo swoich zalet, nie pasują do naszego nowoczesnego, cyfrowego świata. Nie są elastyczne i nie współpracują dobrze z innymi systemami korporacyjnymi. Poza tym wielu operatorów telefonicznych ogłosiło daty graniczne dla całej sieci PSTN. Po tej dacie nie możesz dalej korzystać z telefonu stacjonarnego, nawet gdybyś chciał.
Usługa telefonii wirtualnej
Różnią się one od tradycyjnych systemów telefonicznych. Jest to po prostu bardziej wyrafinowana usługa przekierowania połączeń, idealna dla przedsiębiorców i freelancerów. Kiedy ktoś dzwoni do Twojej linii biznesowej, nie dzwoni na dedykowany numer. Są one przekazywane na podany przez Ciebie numer, bez względu na to, gdzie się znajdujesz.
Niestety systemy nie działają najlepiej dla więcej niż dwóch osób. To bardziej dodatek do istniejących systemów telefonicznych niż samodzielna opcja. Jest niedrogi, ale wkrótce przerośniesz jego ograniczone możliwości.
Lokalne rozwiązania VoIP
VoIP to technologia komunikacyjna przyszłości. Zamiast polegać na liniach miedzianych, sygnały głosowe są przesyłane w Internecie jako pakiety danych. Lokalne rozwiązania VoIP są podobne do staromodnych systemów PBX. Nadal musisz kupować sprzęt i konserwować go we własnym zakresie. Wykorzystuje jednak technologię VoIP, dzięki czemu jest elastyczna, niezawodna i bardziej odpowiednia dla firm XXI wieku.
Usługi VoIP w chmurze
Systemy te również korzystają z VoIP, ale wszystkie funkcje i usługi telefonu są dostarczane za pośrednictwem chmury. Oznacza to, że nie musisz kupować sprzętu, rozwiązywać problemów ani go konserwować. Usługodawca zadba o wszystko. Nie musisz nic robić — od aktualizacji oprogramowania po nowe funkcje.
Te systemy telefoniczne są szczególnie odpowiednie dla małych firm. Nie wymagają dużych inwestycji ani wiedzy specjalistycznej. Możesz go skonfigurować w ciągu kilku godzin i używać go bez żadnych problemów.
Zdecydowałeś się więc na rozwiązania VoIP w chmurze. Ale która usługa jest dla Ciebie najlepsza? Oto kilka rzeczy, na które powinieneś zwrócić uwagę przed zarejestrowaniem się.
1. FUNKCJE PLANU
Pierwszą rzeczą, na którą musisz spojrzeć, są funkcje zawarte w każdym planie. Czy ma wszystkie niezbędne funkcje, których absolutnie potrzebujesz? Czy ma jakieś dodatkowe funkcje, które mogą być przydatne dla Twojej firmy? Należy również sprawdzić u dostawcy dodatkowe opłaty za określone narzędzia. Niektóre funkcje mogą nie być uwzględnione w planie podstawowym, na który patrzysz.
Zapytaj dostawcę o okresy konserwacji, harmonogramy aktualizacji i mapę drogową dla nowych funkcji. Spójrz na starsze wersje usługi i sprawdź, czy dostawca dostarcza obiecane harmonogramy.
2. CAŁKOWITY KOSZT
Nie ma wątpliwości, że rozwiązania telefoniczne w chmurze dla małych firm są niedrogie. Chociaż reklamowana cena wydaje się niska, należy spojrzeć na całkowity koszt posiadania (TCO).
Jak wyglądają Twoje wydatki przez pierwszy rok korzystania z usługi? Zastanów się, jaki sprzęt i telefony musisz kupić. W razie potrzeby uwzględnij koszt aktualizacji sieci danych. Niektórzy z Twoich pracowników mogą potrzebować dodatkowego szkolenia z nowego systemu. Te niewielkie koszty składają się na znaczną część budżetu projektu.
Powinieneś również spojrzeć na zwrot z inwestycji (ROI). Chcesz dodatniego zwrotu z inwestycji w początkową inwestycję. Oznacza to, że powinieneś zobaczyć oszczędności już od pierwszego miesiąca posiadania. Im mniejsza początkowa inwestycja, tym większe szanse na dodatni zwrot z inwestycji.
3. ISTNIEJĄCA INFRASTRUKTURA
Należy również rozważyć, czy system telefonii biznesowej, na który patrzysz, będzie działał z istniejącą infrastrukturą. Posiadasz starszy sprzęt, który wymaga wymiany lub modernizacji? Być może musisz uzyskać drugie łącze internetowe dedykowane do VoIP. Wprowadzenie tych zmian wymaga czasu i środków finansowych.
Jeśli nie masz wewnętrznych ekspertów, być może będziesz musiał zatrudnić kogoś do oceny istniejącej sieci. Niektórzy dostawcy oferują tę usługę we własnym zakresie za niewielką opłatą lub nawet udostępniają ją bezpłatnie. Zarezerwuj dużo czasu i zaplanuj zasoby na ocenę (i aktualizację) bieżącej konfiguracji.
4. BIEŻĄCE I PRZYSZŁE POTRZEBY
Powinieneś sprawdzić, czy rozwiązanie telefoniczne odpowiada Twoim obecnym potrzebom, a także przyszłemu wzrostowi. Twoja firma może być teraz mała, ale nigdy nie wiesz, co wydarzy się w przyszłości. W ciągu następnych kilku lat można będzie zaobserwować spektakularny wzrost i ekspansję. Ewentualnie Twoja firma może być stabilna przez następną dekadę bez większych zmian.
Twój system telefoniczny powinien być w stanie obsłużyć oba scenariusze. Dzięki VoIP w chmurze możesz łatwo dodawać i usuwać linie zgodnie z własnymi wymaganiami. Płacisz tylko za to, czego potrzebujesz. Możesz przypisać numery do nowych pracowników w ciągu kilku minut.
Ale zapytaj sprzedawcę, czy jakiekolwiek zmiany są bezpłatne, wymagają płatności i jak szybko są wdrażane. Nie każda usługa telefoniczna działa tak samo!
5. WSPARCIE DLA URZĄDZEŃ MOBILNYCH
Niektóre ankiety wykazały, że około 43% amerykańskich użytkowników w pewnym momencie pracuje zdalnie. Twój system telefoniczny musi obsługiwać pracowników zdalnych. Oznacza to obsługę wszelkiego rodzaju urządzeń mobilnych. Twoi pracownicy mogą używać smartfonów, tabletów i laptopów do pracy w podróży. System telefoniczny powinien:
- Oferować aplikacje na telefony programowe dla wielu mobilnych systemów operacyjnych
- Pracować z aplikacjami na telefony programowe innych firm
W przyszłości obsługa mobilna stanie się jeszcze ważniejsza dla małych firm. Upewnij się więc, że wybrany system ma taką możliwość. Wsparcie mobilne gwarantuje, że Twoi pracownicy są zawsze w kontakcie, bez względu na to, gdzie się znajdują.
6. ŁATWOŚĆ UŻYCIA
Istotnym powodem popularności VoIP w chmurze jest łatwość obsługi. Sporo systemów w ogóle nie wymaga szkolenia. Twoi pracownicy mogą zacząć od pierwszego dnia. Jednak każdy system jest inny.
Oceń systemy, które rozważasz, na podstawie tego, jak łatwe są w użyciu dla Twoich pracowników. Nie kieruj się po prostu materiałami marketingowymi lub reklamowymi. Najłatwiejszy w użyciu system może nie być najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy.
Pamiętaj też, że możesz testować różne systemy przez krótki okres (w niektórych przypadkach do 30 dni). Niektórzy sprzedawcy nie potrzebują nawet zarejestrowanej karty kredytowej. Upewnij się więc, że Twoi użytkownicy wypróbują system w rzeczywistych warunkach.
7. WSPARCIE DLA STARYCH MOŻLIWOŚCI
Wiele organizacji używa swojego systemu telefonicznego nie tylko do komunikacji. Na przykład telefony stacjonarne można podłączyć do systemów bezpieczeństwa lub drzwiowych. Inne firmy potrzebują możliwości faksowania nawet w 2019 roku. Jeśli więc masz takie wymagania, upewnij się, że system obsługuje to, czego potrzebujesz.
Większość renomowanych usług telefonii VoIP w chmurze obsługuje cyfrowe faksowanie. Oznacza to, że nie możesz całkowicie pozbyć się swoich faksów! Faksy są dostarczane jako e-maile do Twojej skrzynki odbiorczej. W ten sam sposób pracownicy mogą również wysyłać faksy. Nie musisz drukować każdego otrzymanego faksu, tylko te ważne.
8. WIEDZA I WSPARCIE DOSTAWCY
Oprócz tych ważnych aspektów jest kilka innych rzeczy, na które powinieneś zwrócić uwagę. Na przykład przyjrzyj się historii i doświadczeniu dostawcy. Czy mają dobrą historię wspierania małych firm? Jeśli działasz w branży regulowanej, czy system spełnia jakieś obowiązkowe wymagania?
Inną rzeczą, o której często zapominają firmy, jest obsługa klienta. Dostawca usługi VoIP w chmurze powinien być Twoim partnerem biznesowym, a nie tylko kolejnym dostawcą. Kiedy Twój system się zepsuje, jak szybko możesz spodziewać się pomocy? Jeśli usługa telefoniczna przestanie działać, jak szybko ją odzyskasz? Są to wszystkie ważne pytania, które należy zadać i uzyskać odpowiedzi od dostawcy przed podjęciem decyzji.
Biorąc to pod uwagę, przejście na biznesowe systemy telefoniczne VoIP może być najlepszą rzeczą, jaką możesz dziś zrobić dla swojej firmy. Od razu zauważysz oszczędności na swoich miesięcznych rachunkach. Te systemy telefoniczne czynią też cuda w zakresie produktywności i współpracy pracowników. Zadzwoń więc do usługodawcy i rozpocznij proces już dziś!
