Ponieważ kwarantanna trwa na całym świecie, praca z domu to nowa rzeczywistość dla większości z nas. Brak codziennych wizyt w biurze może być irytująca przez pewien czas, podczas gdy dla tych, którzy już pracują zdalnie, jest to normalne. W podobny sposób większość firm została zmuszona do przejścia na model pracy z domu z powodu obecnego kryzysu.
Możesz się więc zastanawiać, jak możesz w tym czasie wspierać swoich pracowników pracujących z domu. Jasne, biuro jest puste, a praca jest wykonywana, ale jak możesz ułatwić życie pracownikom i całej organizacji? Dzięki odpowiednim narzędziom, celom i wsparciu praca z domu może otworzyć nowe możliwości dla firm.
Mając to na uwadze, oto 6 sposobów wspierania pracowników podczas pracy w domu.
1. Skorzystaj z technologi
Skuteczna praca w domu wymaga odpowiedniej technologii. Praca zdalna nie była możliwa przed pojawieniem się szybkiego internetu, przetwarzania w chmurze i systemów komunikacyjnych. To samo dotyczy sytuacji, gdy Twój personel pracuje w domu.
Możesz potrzebować różnych narzędzi w zależności od potrzeb i wymagań Twojej firmy. Podstawy jednak się nie zmieniają. Każda firma do skutecznej i efektywnej pracy z domu potrzebuje:
- Biznesowych linii telefonicznych
- Narzędzi do wideokonferencji
- Oprogramowania do wirtualnych spotkań
- Komunikatora
- VPN
- Aplikacji mobilnej
- Oprogramowanie i sprzęt biznesowy
Rozwiązanie VoIP w chmurze oferuje wiele z powyższych funkcji bez konieczności kupowania różnych narzędzi. Pamiętaj, że systemy IT muszą działać bez zarzutu i być łatwo dostępne dla wszystkich pracowników, którzy tego potrzebują. Będziesz potrzebować personelu IT do przetestowania systemu, aby upewnić się, że możesz obsługiwać wszystkich pracowników pracujących w domu. W końcu Twój system może obsłużyć garstkę pracowników, ale może mieć problemy, gdy całe biuro próbuje się połączyć i zalogować.
Testowanie wszystkich systemów przedsiębiorstwa jest niezbędne z innego powodu. Gdy coś pójdzie nie tak w biurze, personel IT może łatwo naprawić komputer lub serwer, ponieważ ma dostęp do sprzętu. Kiedy coś zawodzi, gdy pracownik pracuje w domu, jest znacznie trudniej. Twoja firma powinna mieć kopie zapasowe na wypadek awarii, na przykład laptopa lub gdy czyjaś linia telefoniczna przestanie działać.
2. Zachęcaj do interakcji między pracownikami
Wiele osób ceni sobie swobodę pracy w domu. W końcu oznacza to, że unikniesz codziennych dojazdów do pracy, korków, hałasu współpracowników i wszystkich innych elementów rozpraszających uwagę środowiska biurowego. Jednak nie każdny czuje się komfortowo, pracując cały czas samemu. Nawet introwertyczny pracownik będzie tęsknił za społecznymi interakcjami, które towarzyszą pracy w biurze. Jak więc możesz pomóc swoim pracownikom pozostać ze sobą w kontakcie?
To oczywiste, że pracownicy będą bardziej komunikować się podczas pracy w domu. Ale interakcje społeczne, takie jak zorganizowanie przyjęcia w biurze lub po prostu spędzanie czasu w pokoju socjalnym, są niemożliwe w czasie pracy zdalnej. Zachęcaj swoich pracowników do interakcji społecznych, nawet jeśli odbywa się to za pośrednictwem pokoju rozmów lub rozmowy wideo.
Zespoły mogą zarezerwować godzinę lub dwie w tygodniu na sesję wyciszenia przed weekendem. Czas na podzielenie się kilkoma dowcipami lub rozmowa o tygodniu pracy może pomóc każdemu zachować dobry nastrój. Dla tych, którzy żonglują pracą z nauczaniem w domu lub opiekują się małymi dziećmi, może to być jedyna interakcja społeczna, jaką mogą uzyskać, pozostając w domu przez cały czas. Menedżerowie lub liderzy zespołów mogą tworzyć gry online, takie jak bingo, a nawet wirtualny klub książki. Możesz także wymieniać ulubione przepisy, ponieważ wszyscy wydają się teraz gotować więcej!
3. Ustal i utrzymuj zasady
Typowa praca od 9 do 17 może nie być idealną formą dla wszystkich pracowników, ale wyznacza strukturę biura. Kuszące może być położenie się, gdy nie dojeżdzasz rano do pracy. Wkrótce ludzie tracą z oczu terminy, a ich harmonogram snu staje się szalony. Może to powodować poczucie osamotnienia i niepokoju pracowników, zwłaszcza w obliczu trwającego obecnie kryzysu.
Dobrym sposobem na zminimalizowanie tych problemów jest rutyna, nawet jeśli nikogo nie ma w biurze. Na przykład spotkania i cotygodniowe raporty się powinny odbywać się mniej więcej w tym samym czasie, aby wszyscy znali harmonogram. Zachęcaj pracowników do wstawania o zwykłej porze, nawet jeśli nie muszą nigdzie jechać. Zamiast dojeżdżać do pracy, mogą wybrać się na spacer (z zachowaniem odpowiedniego dystansu) lub wykonać energiczną sesję jogi.
Praca w domu oznacza również, że musisz pomóc personelowi zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Oddzielenie pracy od życia osobistego może być trudne, gdy wszystko dzieje się w tej samej przestrzeni. Zanim się zorientujesz, pracownicy odpowiadają na e-maile służbowe o północy. Pomóż pracownikom, informując ich, że nie warto odpowiadać poza normalnymi godzinami pracy.
4.Zdobądź odpowiedni sprzęt do pracy z domu
Praca w domu wymaga czegoś więcej niż tylko internetu i laptopa. W zależności od pełnionej funkcji pracownicy mogą potrzebować komputerów stacjonarnych, dwóch monitorów, faksów, telefonów roboczych, zestawów słuchawkowych USB, kamer internetowych, słuchawek z redukcją szumów i innego sprzętu. Wszyscy pracownicy powinni mieć wyznaczoną przestrzeń biurową w swoim domu, nawet jeśli jest to tylko biurko w salonie. W końcu nie każdy ma miejsce na utworzenie własnego biura domowego .
Upewnij się, że Twoi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują i wiedzą z kim mogą się skontaktować, jeśli potrzebują czegoś innego. Niektórzy pracownicy mogą nawet potrzebować pomocy przy zakupie biurka i krzesła. W rezultacie pracownicy wyposażeni w odpowiednie narzędzia są zdrowsi, szczęśliwsi i bardziej wydajni.
5.Oferuj wsparcie
Komunikacja jest kluczem do skutecznej pracy pracowników w domu. W typowym środowisku biurowym menedżerowie i przełożeni często zaglądają do personelu. Łatwo jest skontaktować się z zespołem lub okazać uznanie za pomocą pochwał lub innych elementów (tablice ogłoszeń, zdjęcia, spotkania zespołu itp.). Jednak odtworzenie tego, co się dzieje, może być trudne, gdy wszyscy wchodzą w interakcję za pośrednictwem czatu wideo.
Mimo to większość pracowników potrzebuje wskazówek i wsparcia od swoich przełożonych. Skonfiguruj cotygodniowe połączenie lub czat wideo, aby kontaktować się ze wszystkimi członkami zespołu. Możesz także zorganizować spsoby motywowania pracowników za pomocą wirtualnych tablic ogłoszeń, biuletynów lub innych narzędzi online.
Innym sposobem oferowania wsparcia jest zapewnienie dostępu do praktyk poprawiających samopoczucie, takich jak sesje jogi online, treningi fitness w domu, a nawet spotkania z terapeutą. Dzięki telemedycynie nikt już nie musi jechać do lekarza.
Bądź proaktywny w pomaganiu pracownikom. Jeśli po raz pierwszy pracujesz z domu dla twoich pracowników, oni też mogą nie wiedzieć, czego potrzebują. Personel może czuć się niekomfortowo, ponieważ postrzegają to jako prośbę o przysługę lub wyjątek. Czy ktoś musi przełożyć spotkania ze względu na nauczanie w domu swoich dzieci lub opiekę nad starszymi członkami rodziny? Poinformuj pracowników, że mogą przyjść do Ciebie z każdym problemem, utrzymując otwarte linie komunikacji.
6. Skonfiguruj przejrzystą politykę pracy z domu
Jeśli jest to pierwsza próba podjęcia pracy w domu dla Twojej organizacji, możesz nie mieć jasnych zasad dotyczących pracy w domu. W przeciwnym razie jest to dobra okazja do wyjaśnienia zasad i upewnienia się, że wszyscy są tego świadomi.
Nie ma czegoś takiego jak standardowa polityka dotycząca pracy w domu, ponieważ potrzeby biznesowe będą decydować o tym, jak to będzie wyglądać. Jako minimum powinieneś uwzględnić następujące sekcje:
- Polityka firmy dotycząca zwolnień chorobowych i dni wolnych od pracy. Musisz upewnić się, że w czasie kryzysu w firmie nie brakuje pracowników.
- Może być konieczne zaktualizowanie zasad dotyczących zwolnień chorobowych, aby uwzględnić również problemy związane z COVID-19. Co powinien zrobić personel, jeśli on lub członek rodziny wykazuje objawy? Czy mają dostęp do telemedycyny, czy też muszą udać się do wewnętrznej przychodni?
- Polityka dotycząca zakupu i zwrotu kosztów sprzętu biurowego, takiego jak krzesła, drukarki, papier, tonery, zestawy słuchawkowe itp. Czy istnieje limit wydatków na pracowników? Czy mają dostęp do wszystkich niezbędnych formularzy i dokumentów?
- Wszelkie zmiany w typowych świadczeniach pracowniczych, takich jak karta parkingowa, bony na jedzenie w stołówce, bilety na transport publiczny itp .
- Proces tworzenia zgłoszeń do pomocy technicznej IT w przypadku problemów ze sprzętem i / lub oprogramowaniem.
- Środki bezpieczeństwa i prywatności danych, takie jak korzystanie z VPN i zapory sieciowej. Jeśli personel nie pracował wcześniej zdalnie, jest wysoce prawdopodobne, że napotkają problemy.
Jak widać, żadna firma nie może sprawić, że praca w domu będzie skuteczna bez skutecznej komunikacji. Wspieraj swoich pracowników i przygotuj ich na sukces dzięki VoIPstudio. Zapisz się na bezpłatną 30-dniową wersję próbną i poczuj różnicę!
