Według badań Stanforda aż 42 procent siły roboczej w Stanach Zjednoczonych pracuje obecnie w domu w pełnym wymiarze godzin. Obecnie większość firm ocenia ustalenia dotyczące pracy zdalnej w celu stworzenia bardziej odpornej działalności biznesowej. Jednocześnie wiele osób zastanawia się nad efektywnym zarządzaniem operacjami hybrydowymi i bardziej złożonymi.
Jednak drastyczne przejście na pracę w domu nie jest pozbawione wyzwań. Po pierwsze, praca w domu może oznaczać więcej czynników rozpraszających, większą izolację społeczną i mniej sposobów na interakcję twarzą w twarz z innymi pracownikami. Na szczęście nie brakuje narzędzi, które pracownicy mogą wykorzystać, aby praca w domu była bezproblemowa i prosta.
Na przykład szablony arkuszy roboczych są uważane za potężne narzędzia, które mogą pomóc w szybkiej i łatwej pracy w domu. Innym narzędziem, które ułatwiło życie tym, którzy pracują w domu, jest VoIP lub Voice-over-internet protocol. Technologia VoIP była również znana z tego, że zarządzanie pracą zdalną stało się bardziej bezwysiłkowe niż kiedykolwiek wcześniej.
Poniżej znajduje się pięć istotnych narzędzi do pracy w domu, bez których każdy pracownik nie powinien się obyć:
1. NARZĘDZIA DO WSPÓŁPRACY, ORGANIZACJI I UDOSTĘPNIANIA PLIKÓW
Organizowanie rzeczy jest jednym z najbardziej krytycznych wyzwań, przed którymi stają pracownicy zdalni. W związku z tym, znalezienie narzędzi, które ułatwiają organizację, współpracę i dzielenie się plikami jest kluczowe. Jednym z najlepszych sposobów promowania współpracy i zwalczania dezorganizacji jest przechowywanie dokumentów w jednym ekosystemie.
Dropbox jest uważany za jednego z pionierów w dziedzinie synchronizacji i przechowywania w chmurze. Dysk Google zyskał ogromną popularność dzięki synchronizacji plików między pulpitami, ogólnej kompatybilności plików i darmowej pamięci masowej.
W ramach pakietu Office 35 Microsoft oferuje również OneDrive, który umożliwia użytkownikom dostęp do plików z dowolnego urządzenia. Umożliwia on również współpracę ze współpracownikami w każdej z aplikacji pakietu Office.
2. NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
Chociaż wiele organizacji korzysta z narzędzi do zarządzania projektami, zanim praca zdalna stała się popularna, uważa się, że jest to kluczowe, aby pomóc pracownikom zdalnym utrzymać się na szczycie ich zadań. Jednym z przydatnych narzędzi do zarządzania projektami, na które wiele osób się powołuje, jest Trello.
Trello pomaga pracownikom zdalnym łatwo wizualizować ich zadania za pomocą kart, kolumn i cyfrowych tablic. Karty Trello można również załadować danymi, w tym hiperłączami i grafikami. Kartę można przypisać do konkretnego członka zespołu z dołączonym terminem realizacji.
Inne potężne platformy zarządzania projektami, które są również uważane za świetne opcje, to ClickUp i Asana.
3. NARZĘDZIA DO KOMUNIKACJI W PROJEKTACH I ZESPOŁACH
Podczas gdy pracownicy nie mogą już podejść do biurka swoich kolegów z zespołu, aby poprosić o pomoc lub uzyskać pewne spostrzeżenia, dobrze jest wiedzieć, że istnieją różne narzędzia, które pozwalają na komunikatory internetowe, które omijają zalew codziennych e-maili. Komunikacja błyskawiczna jest uważana za niezbędną, zwłaszcza w przypadku komunikacji w czasie rzeczywistym.
Jedną z popularnych platform komunikacyjnych, która jest oparta na kanałach, jest Slack. Kiedy użytkownicy zapoznają się z funkcjami organizacyjnymi Slacka i intuicyjnym interfejsem, przekonają się, że jest to wartościowy zamiennik dla nieefektywnych e-maili. Slack umożliwia również udostępnianie plików, dostosowywanie alertów i wyciąganie pełnych historii kanałów.
Slack umożliwia również użytkownikom tworzenie przepływów pracy. Oprócz Slacka, inne platformy oferujące bezproblemową integrację pakietów do współpracy to Microsoft Teams i Google Hangouts.
4. NARZĘDZIA DO SPOTKAŃ
Niezależnie od tego, czy chcesz przeprowadzić rozmowę konferencyjną z uczestnikami z różnych zakątków świata, czy też chcesz dotrzeć do pracowników będących w ruchu, usługa VoIP może być Twoim rozwiązaniem typu “wszystko w jednym”. Rozwiązanie VoIP w chmurze oferuje wiele funkcji (komunikatory, wideokonferencje, aplikacje mobilne itp.) bez konieczności zakupu różnych narzędzi.
Istnieją również inne platformy zdalnego hostingu, którym możesz się przyjrzeć. Jeśli cokolwiek, to wszystko sprowadza się do preferencji. Jednak główną ideą jest zapewnienie, że wybrane przez Ciebie narzędzie do zdalnych spotkań jest dostępne na różnych urządzeniach. Jest to niezbędne, aby promować zaangażowanie wszystkich pracowników i zapobiegać spadkowi frekwencji.
5. NARZĘDZIA WSPIERAJĄCE PISANIE
Komunikacja pisemna jest jednym z krytycznych elementów pracy zdalnej. Jednym z narzędzi do pisania, które może zagwarantować, że pracownicy zdalni nie popadną w nawyki pisarskie, które mogą wpłynąć na profesjonalizm i przejrzystość jest Grammarly.
Jednakże, ponieważ Grammarly nie jest tak naprawdę bezbłędny, to nadal pomoże Ci inny zestaw oczu do korekty i przejrzenia cennych dokumentów, aby upewnić się, że nie ma żadnych problemów gramatycznych lub literówek.
JAK POMÓC PRACOWNIKOM ZDALNYM ZACHOWAĆ PRODUKTYWNOŚĆ I ZAANGAŻOWANIE
Oprócz stosowania różnych narzędzi ułatwiających zdalne zarządzanie i współpracę, poniżej przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Twoim pracownikom zachować koncentrację, zaangażowanie i produktywność podczas pracy w domu.
Myślenie perspektywiczne
Zachęcanie pracowników do prowadzenia planowania długoterminowego i strategicznego poprzez:
- Regularna aktualizacja planów ryzyka, budżetów, harmonogramów i innych dokumentów planistycznych
- Ustalanie aktualnych celów i metryk, które pozwolą śledzić postępy
- Burza mózgów na temat sposobów poprawy integracji i różnorodności w inicjatywach skierowanych na zewnątrz.
Głębokie myślenie
Zanurz się głęboko w systemy, z których obecnie korzystasz.
- “Wiosenne czyszczenie” kont e-mail i porządkowanie folderów e-mailowych
- Systemy zarządzania dokumentami i wyczyść etykiety i dane
- Organizowanie i czyszczenie dysków, folderów i innych miejsc przechowywania dokumentów
- Tworzenie i używanie spójnych konwencji etykietowania dla wiadomości e-mail i dokumentów
Myślenie wstecz
“Cichy” czas może być idealnym momentem na zbadanie i zebranie danych dotyczących poprzednich inicjatyw.
- Dokonaj przeglądu aktualnych danych, aby sprawdzić, czy projekty realizują cele
- Zbierz nowe dane, używając narzędzi ankietowych
- Zachęć członków zespołu do przeanalizowania ostatnich działań (Zacznij od zadania następujących pytań: Co zadziałało w przeszłości? Co nie zadziałało? Dlaczego?)
Myślenie w poprzek
Odkryj, jak Twoja praca może wpłynąć na innych.
- Zaoferuj swoje usługi administracyjne lub specjalistyczne tym, których praca ma wpływ na Twoją
- Burza mózgów na temat tego, jak możesz pomóc innym w swoim zespole
- Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami i dziel się cennymi spostrzeżeniami z innymi członkami zespołu
Myślenie rozwojowe
Wykorzystaj pracę w domu jako okazję do samodoskonalenia.
- Zachęcaj do angażowania się w rozwój osobisty i zawodowy poprzez darmowe zasoby, takie jak książki, webinary, podcasty, TED Talks itp.
- Omów materiały rozwojowe ze swoim zespołem (Możesz rozpocząć dyskusję zadając następujące pytania: Czego się nauczyłeś? Co wzbudziło Twoją ciekawość? Jak możesz to odnieść do pracy? Czego chcielibyście spróbować?)
Pomyśl o dobrym samopoczuciu (Well-Being)
Utrzymanie zdrowia psychicznego, emocjonalnego i fizycznego jest kluczowe podczas pracy w domu.
- Sprawdź z kolegami, czy potrzebujesz pomocy
- Oferuj pomoc i wsparcie, kiedy tylko możesz
- Znajdź sposoby na zabawę i utrzymywanie kontaktów towarzyskich z każdym w zespole
- Wyznaczaj granice dotyczące czasu, urządzeń oraz miejsc pracy i poza nią
- Znajdź i podziel się sposobami na utrzymanie koncentracji nawet w zdalnym otoczeniu
- Zachęcaj do wykonywania pewnych czynności fizycznych zarówno w domu, jak i poza nim
- Przypominaj pracownikom o utrzymywaniu kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub filmów wideo
Zastanów się teraz
Sprawdź zadania krytyczne, które wymagają natychmiastowej uwagi.
- Przygotowywanie projektów nadchodzących komunikatów i ogłoszeń
- Przegląd zawartości strony internetowej i szukanie literówek, nieaktualnych informacji, niedziałających linków itp.
- Dla pozostałych pracowników na miejscu: dokładne czyszczenie i sanityzacja sprzętu i miejsc pracy
Możesz zapewnić pracownikom zdalnym utrzymanie produktywności i wykonanie krytycznej pracy przez:
Zachęcanie do pracy w wygodnym, dedykowanym do pracy zdalnej miejscu
Wiele by zmieniło, gdyby pracownicy mieli wydzielone miejsce do pracy w domu. Zachęcaj pracowników do posiadania dedykowanego biura domowego, w którym mogą zamknąć drzwi i odgrodzić się od czynników rozpraszających uwagę w godzinach pracy.
Zachęcanie do znalezienia kumpla
Interakcje społeczne, jakkolwiek krótkie, z pewnością mogą pomóc złagodzić poczucie izolacji i samotności. Niestety, skutki psychologiczne pracy zdalnej przez długi czas są często ignorowane lub pomijane. Jest to jednak krytyczny czynnik dla dobrego samopoczucia każdego pracownika.
Interakcja ułatwia również koleżeństwo i współpracę. Zgodnie z tym, zachęcanie ich do wybrania kumpla, z którym mogliby porozmawiać nawet przez krótki czas lub podczas przerwy, byłoby dobrym pomysłem.
Zachęcanie do posiadania planu dnia
Kiedy pracujesz sam, posiadanie bardziej uporządkowanego harmonogramu jest kluczowe, jeśli chcesz osiągnąć zamierzony cel. W przypadku pracy zdalnej może się okazać, że brakuje im konwencjonalnej struktury dnia, do której są przyzwyczajeni.
Jedną z rzeczy, które muszą zrozumieć pracownicy zdalni jest to, że czas spędzony samotnie jest lepiej zorganizowany. Idealnie byłoby, gdyby Twój dzień zawierał przerwy, w których możesz wykonywać niezwiązane z pracą czynności, takie jak szybki spacer lub zabawa z psem.
Pamiętaj, że każdy pracuje inaczej
Należy pamiętać, że nie każdy pracownik jest fanem pracy w domu. Ta drastyczna zmiana może być bardzo stresująca dla niektórych członków zespołu. Ponieważ z powodu pandemii coraz więcej pracowników musi pracować w domu, pomocna może być komunikacja z członkami zespołu w jak największym stopniu.
Może to być bardzo korzystne, zwłaszcza dla tych, którzy mają trudności z dostosowaniem się. Rutynowe sprawdzanie z pracownikami może pomóc złagodzić ciężar spowodowany tą bezprecedensową zmianą.
PODSUMOWANIE
Nikt nie wie na pewno, kiedy wszystko wróci do “normy”. Do tego czasu kluczowe jest utrzymywanie szczerej i stałej komunikacji z zespołem. Wyposaż również swój zespół we wszystkie narzędzia, których potrzebuje, aby mógł nadal skupiać się i pozostać produktywny nawet przy nowej konfiguracji.
