Każda firma – niezależnie od tego, jak duża lub mała – będzie w końcu potrzebowała systemu telefonicznego dla przedsiębiorstw, aby spełnić swoje potrzeby. Niezależnie od tego, czy masz kilkudziesięciu pracowników, czy tysiące klientów, usługi klasy konsumenckiej po prostu nie wystarczą. Biznesowe systemy telefoniczne mają wiele cech, które sprawiają, że są bardziej odpowiednie dla organizacji niż osób prywatnych.
Niestety, tradycyjne systemy telefoniczne nie pozwalają wybrać najbardziej przydatnych funkcji dla wymagań biznesowych. Jest to umowa typu “wszystko albo nic”. Albo płacisz za każdą funkcję (z czego ponad połowa jest bezużyteczna dla Twoich konkretnych potrzeb biznesowych), albo zadowalasz się używaniem narzędzi ad-hoc. Co gorsza, funkcje, które otrzymujesz, są poważnie ograniczone przez technologię.
Najważniejsze cechy systemu telefonicznego dla biur
Czas spojrzeć prawdzie w oczy – tradycyjne systemy PBX są przestarzałe i oferują niewiele dla większości użytkowników biznesowych. To jeden z wielu powodów, dla których technologia VoIP stała się tak szybko popularna. Te systemy telefoniczne oferują o wiele więcej niż tylko przekazywanie połączeń lub wstrzymywanie klientów przy miłej muzyce. Jak więc nowoczesne funkcje biurowego systemu telefonicznego mogą przyczynić się do rozwoju Twojej firmy?
Czytaj dalej, aby poznać 12 funkcji biurowych systemów telefonicznych, które są dostępne w VoIPstudio.
Konsola recepcji
Konsola recepcji jest stworzona dla organizacji, które mają recepcjonistę do obsługi dużej ilości połączeń. Konsola może być jednostką sprzętową, ale najczęściej jest to oprogramowanie z obsługą wielu telefonów SIP. Większość konsol ma być używana z zestawem słuchawkowym, aby ułatwić recepcjonistom przekazywanie lub kierowanie połączeń.
Konsola recepcji została zaprojektowana tak, aby zminimalizować ilość czasu, który użytkownik spędza na rozmowie. Posiadają one kilka narzędzi, które pozwalają recepcjonistom biurowym na sprawne wykonywanie swojej pracy. Podczas gdy starsze konsole recepcyjne były drogie i przez to używane tylko przez duże firmy, VoIPstudio oferuje tę funkcję dla wszystkich klientów. Bez względu na wielkość firmy, Twoi pracownicy i klienci mogą skorzystać z konsoli recepcyjnej.
Połączenia konferencyjne
Połączenia konferencyjne nie są nowością dla użytkowników biznesowych. Nowością w przypadku połączeń konferencyjnych w VoIPstudio jest jednak to, jak szybko i łatwo można z nich korzystać. Użytkownicy biznesowi mogą zaplanować wirtualne spotkania zamiast osobistych aktualizacji statusu. Już sama ta funkcja może pomóc Twojej firmie zaoszczędzić tysiące dolarów każdego roku, nie wspominając o czasie, jaki Twoi pracownicy mogą zaoszczędzić na podróżach.
Połączenia konferencyjne mogą być krytyczną funkcją podczas katastrofy, zwłaszcza gdy pracownicy muszą pracować z domu lub zdalnie. Użytkownicy mogą konwertować połączenia audio na wideo i odwrotnie. Można również dodawać uczestników lub usuwać ich w zależności od potrzeb. Wszystko działa od razu po wyjęciu z pudełka, bez potrzeby stosowania nowego oprogramowania lub drogich kamer.
Poczta głosowa
Poczta głosowa to kolejna oldskulowa funkcja biurowego systemu telefonicznego, która otrzymuje aktualizację w VoIPstudio. Wizualna poczta głosowa pozwala użytkownikom uzyskać wiadomości poczty głosowej w formie tekstowej bezpośrednio w ich skrzynce e-mail. Pracownicy mogą szybko reagować na zapytania klientów bez konieczności wybierania numeru i słuchania wiadomości w głośnym pomieszczeniu.
Kiedy połączysz wizualną pocztę głosową z automatyczną transkrypcją, masz potężną funkcję dla swoich użytkowników. Ta aktualizacja wprowadza pocztę głosową w XXI wiek obok nowszych narzędzi cyfrowych, takich jak e-mail i komunikatory.
Nagrywanie rozmów
Firmy nagrywają rozmowy z wielu powodów. Od zapewnienia jakości po szkolenie nowych pracowników, nagrywanie niektórych lub wszystkich rozmów jest niemal koniecznością. W rzeczywistości wiele firm działa w branżach, w których nagrywanie rozmów jest wymagane przez przepisy. RODO i MiFID II zawierają przepisy dotyczące nagrywania rozmów, takie jak to, jakie rozmowy należy nagrywać i jak długo nagrania powinny być przechowywane. VoIPstudio umożliwia nagrywanie rozmów dla Twojej firmy w prosty sposób.
IVR
Czy pamiętasz, kiedy ostatnio dzwoniłeś do dużej firmy? Prawdopodobnie napotkałeś nagraną wiadomość z prośbą o wybranie najbardziej odpowiedniej opcji (naciśnij 1 dla sprzedaży, 2 dla wsparcia, itp.). Ta funkcja nazywa się Interactive Voice Response i niewiele małych firm mogło sobie na nią pozwolić w tradycyjnym systemie telefonicznym.
VoIPstudio przynosi tę profesjonalną funkcję dla wszystkich klientów biznesowych. Organizacje mogą korzystać z tej funkcji, aby stworzyć dobre pierwsze wrażenie na klientach i przekazać poczucie profesjonalizmu. Oferuj najwyższej jakości usługi dla swoich klientów, nawet jeśli nie masz zasobów dużego biura.
Wirtualne numery
Czym dokładnie są numery wirtualne? W przypadku starszych telefonów stacjonarnych numery telefonów są powiązane z fizycznym adresem. Użytkownicy nie mogą tak naprawdę zabrać ze sobą swoich numerów telefonu, gdy się przeprowadzają. Numery wirtualne nie są ograniczone geograficznie. Użytkownicy mogą kupować i używać numerów z wybranym numerem kierunkowym, niezależnie od faktycznej lokalizacji.
VoIPstudio oferuje wirtualne numery z numerami kierunkowymi z różnych krajów. Firmy mogą korzystać z tych numerów na wiele sposobów. Rozpocznij badania rynku lub nawet działalność w nowym kraju, nawet jeśli nie masz tam jeszcze biura. Możesz użyć numerów lokalnych, aby pokazać klientom, że nie jesteś daleko, nawet jeśli twoje fizyczne biuro jest. Niektóre firmy używają nawet wirtualnych numerów, aby przeprowadzić wiele kampanii reklamowych i zobaczyć, która z nich oferuje lepsze zyski. W ten sposób wyraźnie widać, która kampania radzi sobie lepiej pod względem generowania nowych leadów.
Grupy telefoniczne
Grupy telefoniczne to kolejna ciekawa funkcja oferowana przez VoIPstudio. Firmy mogą tworzyć grupy kontaktowe w oparciu o działy, projekty, a nawet zespoły ad-hoc. Grupy kontaktowe to świetny sposób na rozdzielanie połączeń przychodzących między określoną grupę.
Co możesz zrobić z tą funkcją? Możesz upewnić się, że każdy agent w biurze ma równe szanse na zdobycie nowych potencjalnych klientów. Lub upewnij się, że przychodzące połączenia z pomocą techniczną są rozdzielane między wszystkich agentów obsługi klienta.
Grupy telefoniczne VoIPstudio są bardzo elastyczne. Możesz zmienić ustawienia, takie jak kolejność dzwonienia urządzeń, czas trwania dzwonka dla każdego urządzenia, liczba urządzeń w grupie i co zrobić z połączeniem, jeśli nie ma odpowiedzi.
Katalog kontaktów
VoIPstudio oferuje zintegrowany katalog kontaktów, który jest automatycznie aktualizowany. Zawiera znacznie więcej informacji niż tradycyjny system. Organizacje biznesowe mogą zezwolić pracownikom na zabranie ze sobą swoich numerów, gdy przenoszą się do nowego biura. Katalog kontaktów będzie aktualizowany podczas wszystkich przeniesień, dodań i usunięć.
Kolejki ACD
Kolejki automatycznej dystrybucji połączeń (ACD) są podobne do grup telefonicznych, ale oferują lepsze doświadczenia dla firm o dużym natężeniu połączeń. Przydatne są do dystrybucji połączeń w obrębie grupy i są powszechnie używane przez przedstawicieli handlowych i wsparcia technicznego. Na przykład, jeśli wszyscy agenci wsparcia są zajęci obsługą zapytań, następny dzwoniący trafi do kolejki oczekujących. Każdy wolny agent może wtedy odebrać połączenie.
Przełożeni mogą monitorować połączenia w kolejce i pomagać agentom, jeśli mają problem z określonym problemem. Whisper pozwala im udzielać wskazówek agentowi bez wiedzy dzwoniącego. Barge umożliwia menedżerom przejęcie rozmowy w dowolnym momencie, dzięki czemu klient nie musi powtarzać problemu.
Muzyka w trybie wstrzymania
Wszyscy to słyszeliśmy i większość ludzi naprawdę nie lubi czekać na połączenie, zwłaszcza jeśli muzyka nie jest w ich guście. VoIPstudio pozwala klientom nagrywać niestandardowe klipy muzyczne lub wybierać z dostępnych opcji. Można nawet tworzyć i używać niestandardowych list odtwarzania dostosowanych do odbiorców. Na przykład, firma sprzedająca nastolatkom może skupić się na muzyce pop. Inna, której odbiorcami są osoby starsze, może preferować utwory muzyki klasycznej.
Routing czasowy
Firmy zawsze chciały mieć możliwość kierowania połączeń w oparciu o określone kryteria. Routing oparty na czasie jest jedną z takich zaawansowanych opcji. Ta funkcja umożliwia dostosowanie sposobu obsługi połączeń przez firmę w zależności od pory dnia. Możesz ustawić różne reguły dla każdego ze swoich biur, w zależności od ich strefy czasowej.
Załóżmy na przykład, że klient dzwoni po godzinach pracy w piątek wieczorem. Zazwyczaj połączenie może trafić na pocztę głosową lub IVR może poprosić o oddzwonienie. Dość często oznacza to utratę ważnej transakcji. Dzięki routingowi opartemu na czasie, możesz przekierować połączenia do innego biura, które nadal pracuje (ponieważ znajduje się w innej strefie czasowej) i zamknąć tę transakcję!
Połączenia alarmowe
Tradycyjne systemy telefoniczne zawsze oferowały użytkownikom możliwość dotarcia do służb ratunkowych. Ponieważ numery mają adres, dyspozytorzy mogą wysłać personel na pomoc, nawet jeśli dzwoniący nie może podać lokalizacji. Systemy telefonii VoIP początkowo miały trudności z dopasowaniem tej funkcji.
VoIPstudio oferuje jednak dostęp do E911. Oznacza to, że użytkownicy mogą dołączyć do swojego konta adres, dzięki czemu dostęp do służb ratunkowych jest wciąż na wyciągnięcie ręki. Chroń swoich pracowników i zyskaj spokój, że pomoc jest w pobliżu, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Najlepszą częścią oferty VoIpstudio jest to, że nie blokujemy żadnej funkcji dodatkowymi opłatami. Nie ma nic do odblokowania ani do uaktualnienia. Możesz korzystać z każdej funkcji jak i kiedy tego potrzebujesz. Nie ma potrzeby przełączania planów lub płacenia dodatkowo. VoIPstudio to o wiele więcej niż zwykła usługa telefoniczna. Zapisz się na 30-dniowy bezpłatny okres próbny już dziś i zacznij czerpać korzyści!
