VoIP ma potencjał, aby przekształcić każde przedsiębiorstwo. Jest niedrogi i oferuje zaawansowaną funkcjonalność. A jednak usuń kilka firm, które wahają się przed uaktualnieniem i wykonaj następny krok. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z VoIP, łatwo popełnić błędów podczas implementacji.
Dzięki temu 10-etapowemu przewodnikowi możesz skutecznie skonfigurować swój własny system. Najważniejszą rzeczą do policzenia jest to, że nie możesz spieszyć się z aktualizacją swoich systemów telefonicznych. Wymaga starannego rozważenia, przygotowania i planowania.
1 Utwórz plan projektu
Aby prawidłowo skonfigurować system telefoniczny VoIP, potrzebny jest plan projektu. Każda firma jest wyjątkowa i ma inne wymagania. Oznacza to, że to, co jest odpowiednie dla czyjejś działalności, może nie być odpowiednie dla Twojej firmy.
Plan powinien określać jasny harmonogram, odpowiednie budżety i obowiązki. Plan projektu dla dużego przedsiębiorstwa może obejmować kilka zespołów. W przypadku małej firmy plan projektu nie może być większy niż kilka stron!
Każdy plan projektu powinien zawierać następujące elementy:
Zakres projektu
Zakres oznacza, że projekt wymaga jasnych ograniczeń dotyczących tego, co zawiera, a co nie. Firma może ograniczyć projekt, po prostu modernizując istniejące linie telefoniczne. Inna firma może być zainteresowana kompleksowym remontem.
Harmonogram
Ustal daty zakończenia określonych zadań lub faz w ramach projektu. Lepiej jest interweniować wcześniej niż później, podczas gdy nadal możliwe jest korygowanie błędów i opóźnień.
Potencjalne zagrożenia i problemy
Bardzo niewiele projektów kończy się bez żadnych problemów. Oznacza to, że musisz przewidywać problemy. Lepiej być przygotowanym niż starać się rozwiązać problem po jego wystąpieniu.
2 Określ, czego potrzebujesz
Można łatwo zgubić się w niezliczonych funkcjach dostępnych w VoIP. Jak wszystko inne, musisz zapłacić za to, czego potrzebujesz. Więc nawet jeśli chcesz, aby każda funkcja była dostępna, może nie być możliwe, aby zmieścić się w twoim budżecie.
Najlepszym podejściem jest zrobienie dwóch list. Pierwsza lista powinna zawierać funkcje, które są absolutnie niezbędne dla Twojej firmy. Druga lista powinna zawierać funkcje, które warto mieć. Idealnie, jeśli Twój usługodawca jest w stanie to zaoferować, ale nie będzie problemem, jeśli tego nie zrobi. Twoim celem powinno być znalezienie dostawcy, który może zaoferować wszystkie funkcje z Twojej pierwszej listy w ramach Twojego budżetu.
Niektóre z funkcji, które powinny znaleźć się na pierwszej liście, to IVR, wizualna poczta głosowa, połączenia konferencyjne, grupy, numery wirtualne i przenoszenie numerów. Są to standardowe funkcje, z których może korzystać każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży. Wiele z tych funkcji pomaga firmie skutecznie konkurować i prezentować profesjonalny wizerunek klientom.
3 Testowanie sieci i internetu
Praktycznie każdy wie, że do VoIP potrzebne jest połączenie z Internetem. Są też inne czynniki, które również odgrywają pewną rolę. Na przykład, czy masz wystarczającą przepustowość dla dodatkowego ruchu głosowego w swojej sieci? Czy prędkość Twojego Internetu jest wystarczająca do połączeń głosowych? Czy Twój sprzęt sieciowy (routery, modemy itp.) jest aktualny lub pilnie wymaga wymiany?
Aby dowiedzieć się, czy Twoja sieć jest gotowa na VoIP, potrzebujesz odpowiedniej oceny. Ocena powinna koncentrować się na takich aspektach, jak pojemność, prędkość i gotowość sprzętu. Niektóre firmy uważają, że potrzebują drugiego połączenia internetowego lub większych prędkości. Starsze urządzenia mogą również nie być w stanie sprostać wymaganiom VoIP. Muszą zostać zaktualizowane lub wymienione.
Bardzo rzadko zdarza się, aby sieć biznesowa była gotowa do obsługi VoIP bez żadnego przygotowania.
4 Jakość usług
QoS to jedno z najważniejszych narzędzi do kontrolowania jakości połączeń. Przy prawidłowym QoS ruch głosowy będzie miał priorytet w sieci. Zmniejsza to ryzyko zerwania połączeń. Poprawia również niezawodność i jakość dźwięku. Możesz także oddzielić ruch głosowy do oddzielnej sieci LAN, aby uzyskać lepszą wydajność i łatwiejsze rozwiązywanie problemów.
Opóźnienie
Jitter, opóźnienie i utrata pakietów są ze sobą powiązane. Opóźnienie to czas potrzebny na przesłanie pakietu danych z jednego punktu końcowego do drugiego. Pomiar opóźnień to dobry sposób na ocenę wydajności sieci. Jeśli opóźnienie jest zbyt duże, wystąpi opóźnienie między wypowiedzią użytkownika a drugą osobą, która usłyszy słowa. To może sprawić, że rozmowa będzie prawie niemożliwa.
Jitter
Jitter to różnica w opóźnieniu między pakietami. Jeśli zauważysz jitter, oznacza to, że niektóre pakiety docierają później niż inne. Może prowadzić do niespójnych słów lub niewytłumaczalnych opóźnień. Dobrym sposobem na ograniczenie jittera jest użycie bufora.
Utrata pakietów
Utrata pakietów oznacza po prostu, że kilka pakietów w ogóle nie dociera do miejsca docelowego. Ponieważ VoIP obejmuje rozmowy w czasie rzeczywistym, nawet 1% utraty pakietów może oznaczać doskonałą jakość dźwięku. Zminimalizowanie tych problemów znacznie poprawi jakość połączeń i wydajność sieci.
5 Oceny operatorów
Najszybszym, najlepszym i najłatwiejszym sposobem korzystania z VoIP jest zakup usługi od dostawcy VoIP. Jak znaleźć najlepsze dopasowanie do swojej firmy? Rozważ następujące punkty przed podjęciem decyzji o dostawcy usług.
Reputacja
Zawsze bierz pod uwagę opinie o dostawcy usług. Sprzedawcy, którzy odnieśli sukces, będą mieli długą listę zadowolonych i zadowolonych klientów. Biorąc pod uwagę, że istnieją operatorzy, którzy koncentrują się na określonych branżach lub rodzajach firm, na pewno znajdziesz takiego, który zaspokoi Twoją grupę demograficzną.
Obsługa klienta
Jest to często pomijany aspekt usługodawców. Pamiętaj, że bez względu na jakość usług, prędzej czy później coś pójdzie nie tak. Liczy się to, jak sprzedawca reaguje na problem. Dobra obsługa klienta ma swoją cenę, ale prawie zawsze jest tego warta .
Ceny i dostępność funkcji
Oczywiście ważne są również cechy i cena. Jak wcześniej wspomniano, potrzebujesz usługodawcy, który zapewni Ci podstawowe funkcje w ramach Twojego budżetu.
6 Uzyskaj umowę SLA przed wdrożeniem VoIP
Czym dokładnie jest umowa dotycząca poziomu usług? Jest to obszerny dokument, który określa obowiązki dostawcy w następujących obszarach:
Dostępność
Jaki jest czas działania usługi? Wielu renomowanych dostawców oferuje 99,99% czasu sprawności w ramach umowy SLA. Ale jeśli Twoja firma zależy od Twoich systemów telefonicznych, możesz chcieć nawet 99,999% lub więcej.
Niezawodność
Jaka jest niezawodność usługi? Jak często dostawca podejmuje się konserwacji? Czy otrzymujesz regularne aktualizacje.
Jakość usług
Do jakiego poziomu dostawca gwarantuje jakość usług? Jakie środki wdrażają, aby zapewnić utrzymanie jakości?
Umowa SLA jest ważna, ponieważ pociąga do odpowiedzialności usługodawcę za wszelkie problemy. Większość dostawców określi również rekompensatę za naruszenie warunków umowy SLA. Na przykład sprzedawca może powiedzieć, że zwróci część rachunku odpowiadającą przestojowi w ciągu roku.
7 Zainstaluj drugie połączenie internetowe
Dlaczego miałbyś zainstalować dodatkowe połączenie internetowe? Mimo, że jest to kosztowna propozycja, w razie potrzeby może uratować Twój biznes w czasie awarii. Co się stanie, jeśli Twój Internet przestanie działać? Wtedy żaden z twoich telefonów nie będzie działał.
Upewnij się, że drugie połączenie pochodzi od innego dostawcy usług internetowych. Jeśli to możliwe, powinien również korzystać z innego kanału. Na przykład, jeśli twoje główne połączenie internetowe jest przez światłowód, drugie połączenie może być przez kabel.
8 Zwróć szczególną uwagę na bezpieczeństwo
Podobnie jak w przypadku każdej usługi internetowej, Twoje telefony wymagają odpowiedniej ochrony. Jeśli korzystasz z usług hostowanych, Twój dostawca powinien zadbać o większość środków bezpieczeństwa. Nadal jednak powinieneś wiedzieć, w jaki sposób Twój dostawca dba o zabezpieczenie sieci. Typowe problemy z bezpieczeństwem to przejmowanie połączeń przez nieautoryzowanych użytkowników, podsłuchiwanie rozmów lub używanie systemu telefonicznego do wykonywania nadmiernych połączeń międzymiastowych.
Pamiętaj, że hakerzy mogą również dostać się do systemu z Twojej strony. Wystarczy skradzione dane uwierzytelniające jednego użytkownika, aby włamać się do całej sieci. Szkolenie i uświadamianie mają duży wpływ na ograniczednie tego zagrożenia bezpieczeństwa .
9 Przenieś numery telefonów
Upewnij się, że wybrałeś dostawcę, który może przenieść Twoje istniejące numery. Większość dostawców nie pobiera za to żadnych opłat chyba że istnieją wyjątkowe okoliczności. Zazwyczaj ten proces nie trwa dłużej niż kilka dni, ale mogą wystąpić opóźnienia w zależności od konkretnej implementacji.
10 Przetestuj system
Po skonfigurowaniu systemu jesteś prawie gotowy do pracy. Pamiętaj jednak aby najpierw go przetestować. Upewnij się, że połączenia działają tak jak powinny. Użytkownicy nie powinni mieć problemów z łączeniem się z numerami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. Sprawdź, czy wszystkie funkcje (wstrzymanie połączenia, przekazanie połączenia itp.) działają tak, jak powinny. Powinieneś także przetestować jakość i szybkość połączeń.
To nie jest plan na bezproblemowy projekt. To prawie gwarancja, że pojawi się kilka problemów. Posiadanie planu pomoże Ci uniknąć dużych przeszkód i zminimalizować błędy.
Ostatecznie konfiguracja systemów telefonicznych VoIP nie zajmuje dużo czasu. Więc nie wahaj się i przejdź do usługi VoIP już dziś!
