Skuteczna praca zespołowa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Nie ogranicza się to również do firm. Drużyny sportowe, zespoły muzyczne, a nawet rodziny potrzebują efektywnej pracy zespołowej, aby załatwić sprawy. Liderów biznesu zawsze interesuje sekret efektywnej pracy zespołowej. W końcu nie chcesz mieć nadziei, że będziesz miał szczęście z zespołem, który zebrałeś do projektu.
Świetne zespoły – te, które osiągają fenomenalne wyniki – mają pewne cechy. A firmy mogą uczyć się ich i stosować podczas tworzenia zespołów, aby osiągnąć swoje cele. Na przykład, jeśli wiesz, że skuteczny zespół opiera się na efektywnej współpracy, możesz wyposażyć swoje zespoły w narzędzia, które pomogą im lepiej współpracować. To o wiele lepsza strategia niż ufanie, że losowo zebrana grupa ludzi w jakiś sposób odniesie sukces.
10 KLUCZY DO EFEKTYWNEJ PRACY ZESPOŁOWEJ
Firmy mogą tworzyć zespoły z różnych powodów, zarówno długoterminowych, jak i krótkoterminowych. Niektóre zespoły są tymczasowe, tworzone dla konkretnego projektu, a następnie rozwiązane. Inne mają charakter bardziej długoterminowy, często obejmujący lata realizacji kluczowych projektów dla organizacji.
1- Każdy zespół powinien mieć jasno określone cele
Efektywna praca zespołowa wymaga kilku rzeczy, ale być może najważniejszym jest posiadanie jasno określonych celów. Dość często liderzy biznesowi tworzą zespoły do zadania, które jest źle zdefiniowane lub niejasne. Jeśli zespół nie zna swoich celów, jak je osiągnie?
Rozważ dwie drużyny. Jedna ma cel na redukcję kosztów o 30% w ciągu 5 lat. Drugiemu zespołowi po prostu mówi się, aby poprawić rentowność firmy. Pierwsza drużyna będzie miała większe szanse na sukces niż druga.
Czemu? Drugi zespół nie ma liczb ani jasnych dyrektyw. Czy powinni skupić się na obniżeniu kosztów czy zwiększeniu sprzedaży? Jaką poprawę mogą mieć nadzieję osiągnąć?
Pierwsza drużyna ma jednak przewagę. Oni już wiedzą:
- Co muszą osiągnąć – obniżyć koszty
- O ile – 30%
- Kiedy – za 5 lat
2- Zgrany zespół ma jasną komunikację
Komunikacja między zespołami jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Otwarta, uczciwa i jasna komunikacja odgrywa ważną rolę w całym projekcie. Sposób, w jaki się komunikujesz i jak często się to dzieje, wpływa na skuteczność. Jeśli ufasz swoim współpracownikom, masz większe szanse na dzielenie się spostrzeżeniami i pomysłami. Komunikacja to coś więcej niż tylko rozmowa, słuchanie jest również ważnym elementem.
Nic dziwnego, że firmy tak dużo inwestują w narzędzia komunikacyjne. Skuteczny zespół potrzebuje możliwości komunikowania się w różnych kanałach w dowolnym momencie. Nie chcesz, aby personel bawił się tagiem telefonu za każdym razem, gdy musi kogoś zaktualizować lub omówić. Między rozmowami telefonicznymi, e-mailami, wiadomościami tekstowymi, komunikatorami, czatami wideo, rozmowami grupowymi, spotkaniami wirtualnymi, a nawet pocztą głosową nie brakuje opcji.
Jak więc upewnić się, że zespoły skutecznie się komunikują i wykonują pracę? Zainwestuj w platformę, która pozwala zintegrować wiele kanałów w spójny system. W dzisiejszym świecie często oznacza to ujednolicone pakiety komunikacyjne, które wykorzystują VoIP jako podstawę. VoIP umożliwia firmom korzystanie z istniejącej sieci danych do połączeń głosowych, połączeń wideo, grupowych połączeń audio i wideo, wiadomości błyskawicznych, wizualnej poczty głosowej, a nawet faksowania.
Zapewnij swoim zespołom dostęp do najlepszych narzędzi komunikacyjnych i zobacz, jak gwałtownie rośnie ich skuteczność.
3- Efektywna praca zespołowa wymaga współpracy
Jeśli przyjrzysz się odnoszącym sukcesy zespołom, często zauważysz, że wyróżnia się konkretna cecha. To umiejętność ścisłej współpracy w celu tworzenia rozwiązań. Niezależnie od tego, czy jest to wprowadzenie na rynek nowego produktu, czy rozwiązywanie problemów związanych z zapewnieniem jakości, ścisła współpraca jest niezbędna do efektywnej pracy zespołowej.
Był czas, kiedy współpraca polegała na tym, że wszyscy pojawiali się w sali konferencyjnej i przeprowadzali burzę mózgów/współpracowali. Zespoły korzystały z narzędzi do współpracy, takich jak tablice, długopisy i papier, spotkania itp. Od 2021 r. ten model jest dość ograniczony dla zespołów, które mogą być rozproszone po całym świecie.
Dzisiejsze narzędzia do współpracy są prawie zawsze online i dostępne z dowolnego miejsca. Spotkania są wirtualne, udostępnianie dokumentów odbywa się w chmurze, a zespół może nawet nie spotkać się twarzą w twarz ani razu. Ale samo istnienie takich narzędzi nie oznacza, że Twoje zespoły będą z nich korzystać. Musisz maksymalnie ułatwić wszystkim dostęp do nich. Twoje potrzeby biznesowe określają dokładnie, z jakich aplikacji korzystasz, ale powinieneś zapoznać się z podstawami.
4- Unikalne role i tożsamości
Praca zespołowa wymaga od każdego działania na rzecz wspólnego celu, ale każdy członek powinien mieć jasno określoną rolę. Twoi pracownicy mają unikalną tożsamość ukształtowaną przez ich doświadczenia i umiejętności, więc wykorzystaj je na swoją korzyść podczas tworzenia zespołu. Niektórzy menedżerowie starają się minimalizować konflikty w zespole, skupiając ludzi, którzy już dobrze ze sobą współpracują. Jednak ich zestaw umiejętności lub role mogą nie być odpowiednie dla projektu.
Mówiąc ogólnie, zespoły potrzebują członków, którzy mogą pełnić określone role, takie jak:
- Twórcy i odkrywcy, którzy potrafią spojrzeć na całość
- Metodyczni i logiczni ludzie do wypracowania szczegółów, utrzymania zespołu na zadaniu itp.
- Eksperci finansowi do analizowania liczb i śledzenia wskaźników
- Personel operacyjny do konfiguracji logistyki, dystrybucji, dostaw itd.
Oczywiście role będą płynne, dopóki zespół się nie zaaklimatyzuje i możesz potrzebować więcej lub mniej ról w zależności od projektu. Ale bardzo ważne jest, aby rozważyć je przed obsadzeniem personelu.
5- Ustal procesy od samego początku
Efektywna praca zespołowa to nie tylko jednostki, to także procesy. Każdy projekt ma kamienie milowe, terminy, harmonogramy i zadania robocze, które wymagają ukończenia. Powinny one być udokumentowane i łatwo dostępne. Nie chodzi tylko o przechowywanie ich po zakończeniu projektu, zespoły mogą i powinny używać ich do wykonywania zadań.
Ważne jest, aby ustalić i stosować te procesy od samego początku. Zastanów się, jak zespół będzie:
- Rozdaj pracę: kto co robi, kiedy i jak
- Zależności: jakie zadania należy najpierw wykonać, a co może poczekać
- Kamienie milowe: jakie terminy należy dotrzymać i jak odpowiednio zaplanować pracę
- Aktualizacje statusu: kto powinien być informowany o postępach i w jaki sposób zostaną one wysłane
Zespół powinien uzgadniać procesy, aby nie było wątpliwości, jakich narzędzi użyć w jakim celu. Ułatwi to skupienie się na pracy, zamiast na drobiazgach, takich jak korzystanie z poczty e-mail, aby porozmawiać z kierownictwem lub zaplanować spotkanie.
6- Zaufanie i zaangażowanie
Skuteczne zespoły opierają się na głębokich więzach między zaangażowanymi ludźmi. Niektórzy członkowie zespołu mogą nawet nawiązać osobiste przyjaźnie poza pracą. Ale najważniejsze jest to, że wszyscy szanują się i ufają sobie nawzajem. Powinno się wzajemne zaufanie zachęcać do dzielenia się pomysłami i nikt nie powinien bać się wyrażania swoich opinii.
Efektywna praca zespołowa ma miejsce tylko wtedy, gdy wszyscy są mocno zaangażowani w wyniki. Członkowie zespołu powinni wspierać się nawzajem i polegać na kolegach, którzy wspólnie pracują nad przeszkodami.
7- Zachęcaj do podejmowania ryzyka
Istnieje fundamentalne błędne przekonanie o zespołach, a fakt, że wszyscy zakładają pracę zespołową, zniechęca do podejmowania ryzyka. Nic dziwnego, ponieważ wiadomości są zdominowane przez charyzmatycznych liderów inicjujących zmiany w biznesie, prawie czytając krucjatę przeciwko ustalonym praktykom.
Jednak w rzeczywistości najbardziej udane zespoły zachęcają do podejmowania ryzyka. Członkowie są w stanie przedstawić swoje unikalne doświadczenia i perspektywy. Umożliwia to jednostkom podejmowanie ryzyka przy podejmowaniu trudnych decyzji. Wiedzą, że ich koledzy będą mieli ich plecy, a także naprawią wszelkie błędy, jeśli i kiedy się pojawią. Członkowie zespołu nie są wyśmiewani za podejmowanie ryzyka, raczej są do tego zachęcani.
8- Kreatywność i innowacyjność
Podobnie jak w przypadku podejmowania ryzyka, kreatywność i innowacyjność są niezbędne, aby praca zespołowa przynosiła rezultaty. Niezależnie od tego, czy mówisz o sesjach burzy mózgów w celu generowania unikalnych pomysłów, czy też oceniasz szalone strategie wprowadzania nowego produktu, kreatywność jest niezbędna. Podobnie jak koncentracja na ciągłym doskonaleniu i innowacjach.
Nastawienie do ryzyka, kreatywności i innowacji odróżnia świetne zespoły od przeciętnych. Dokładne przyjrzenie się udanej pracy zespołowej – niezależnie od tego, czy jest to projekt biznesowy, drużyna sportowa czy zespół – pokaże ten sam splot kreatywnych i innowacyjnych myśli.
9- Rozwiązywanie konfliktów
Skuteczna praca zespołowa nie oznacza, że członkowie nigdy nie będą się kłócić ani mieć przeciwnych punktów widzenia. Jednak zespół odnoszący sukcesy będzie dysponował odpowiednimi środkami do rozwiązywania takich konfliktów. Członkowie są troskliwi i okazują sobie szacunek, nawet jeśli mają różne opinie. Nie ma osobistych ataków ani nieprofesjonalnego zachowania.
Skuteczny zespół składa się z wyjątkowych osób o zróżnicowanych opiniach. Czasami dochodzi do konfliktu między jednostkami, ale nigdy nie wymknie się to spod kontroli, aby zagrozić efektywnej pracy zespołowej. Inną drogą konfliktu jest sytuacja, gdy zespół stoi w obliczu porażki. Kiedy tak się dzieje, członkowie zespołu nie obwiniają się nawzajem. Każdy jest odpowiedzialny za swoje działania i uczestniczy, przyczyniając się do realizacji ogólnych celów.
10- Podejmowanie decyzji i przywództwo
Niemal każdy zakłada, że do efektywnej pracy zespołowej niezbędny jest silny lider. Jednak zespoły odnoszące największe sukcesy stosują formę przywództwa partycypacyjnego. Oznacza to, że zamiast jednej osoby prowadzącej resztę, wszyscy uczestniczą w prowadzeniu zespołu do sukcesu. Obejmuje to zadania takie jak robienie notatek ze spotkań, przypisywanie zadań, podejmowanie decyzji i rejestrowanie wyników. Ten styl przywództwa pozwala każdemu przyczynić się do pomyślnych wyników, zamiast koncentrować wszystkie obowiązki na jednej osobie.
