Telefony - Wykonywanie połączeń¶

Dowiesz się jak rozpocząć wykonywanie połączeń i korzystać ze wszystkich funkcji dostępnych bezpośrednio w telefonie.

Pierwsze połączenie¶

Gdy po zakończeniu konfiguracji telefon lub softphone jest online, możesz wykonywać połączenia. Sugerujemy najpierw wykonanie jednego z poniższych testów:

• #123 - Test Call -Odtworzy muzykę, jeśli połączenie zostanie nawiązane prawidłowo, a sprzęt audio jest poprawnie skonfigurowany.
• #124 - Echo Test - Powtarza lub odbija każdy dźwięk odebrany przez odbiornik, powtórzenie powinno powrócić w mniej niż sekundę, jeśli dłużej niż sekundę prawdopodobnie wystąpił problem z połączeniem internetowym.
• #125 - DTMF Test - Wybieranie tonowe używane jest do dokonywania wyborów w menu IVR lub automatycznej sekretarce. Usłyszysz odczytaną liczbę po naciśnięciu przycisku.

Te testy są również bardzo przydatne do rozwiązywania problemów.

Format numeru¶

Format numeru jest zależy od Twojej lokalizacji geograficznej i umożliwia dzwonienie pod numery lokalne bez konieczności podawania numeru kierunkowego kraju lub międzynarodowego numeru kierunkowego, nawet podczas podróży międzynarodowych.

Na przykład:

Ustawiona lokalizacja to Wielka Brytania
Format numeru będzie następujący:
Numery w Wielkiej Brytanii:
0 +
Międzynarodowe:
00 + +

Dzwoniąc "lokalnie" wybierz 0203 642 7900

Dzwoniąc za granicę, wystarczy wybrać numer 00 34 911 231 208

Ta metoda dzwonienia pozostanie nawet poza ustaloną lokalizacją, umożliwiając często dzwoniącym łatwe dotarcie do ich numerów docelowych.

Na dole strony znajduje się lista wszystkich wzorców wybierania obsługiwanych przez VoIPstudio.

Zawieszanie rozmów¶

Większość telefonów stacjonarnych i softphone ma dedykowany przycisk Zawieś. Po naciśnięciu aktywne połączenie jest „wstrzymane” bez dźwięku między abonentem wywołującym a numerem wewnętrznym, aż do ponownego naciśnięcia przycisku wstrzymania i wznowienia połączenia.

Podczas zawieszenia rozmówca będzie słyszał tylko muzykę i może zaczekać na odebranie lub rozłączyć się.

Transferowanie połączeń¶

Przekazywanie połączenia to proces łączenia połączenia z innym numerem wewnętrznym lub numerem.

Większość telefonów stacjonarnych i softphone VoIPstudio posiada dedykowany przycisk Przekaż, po jego wybraniu pojawi się monit o podanie numeru docelowego, a po jego wprowadzeniu można go ponownie nacisnąć, aby zakończyć przesyłanie.

Transfer nadzorowany:
Zawiesza połączenie a następnie łączy się z numerem docelowym. Po nawiązaniu kontaktu z odbiorcą połączenie jest zwalniane i łączone z końcowym numerem docelowym.

Jest to przydatne w przypadku ważnych połączeń lub w celu zapewnienia, że osoba docelowa jest dostępna do odebrania połączenia.

Transfer w ciemno:
Połączenie jest natychmiast przekazywane na końcowy numer docelowy i dzwoni do momentu odebrania.

Jest to bardzo szybkie przekazanie, ale zakończy się, gdy nikt nie odbierze. Dzwoniący może się rozłączyć lub zostanie przekierowany do poczty głosowej.

Połączenia mogą być przekazywane do numerów wewnętrznych, pokojów konferencyjnych, a nawet numerów spoza sieci VoIP, takich jak telefony stacjonarne lub komórkowe.

Szybkie wybieranie¶

Podczas dodawania kontaktów można przypisać numer szybkiego wybierania, dzięki czemu połączenia wychodzące na częste numery są bardziej efektywne.

Przykład: **23 natychmiast wybierze kontakt o przypisanym numerze 23.

Grupa rozgłoszeniowa¶

Grupa rozgłoszeniowa to prosty sposób na przekierowanie połączeń z numeru do grupy numerów wewnętrznych.

Jedną z największych zalet grupy rozgłoszeniowej jest możliwość rozdzielania ilości połączeń dzięki strategii Dzwoń po kolei oraz Dzwoń sekwencyjnie, dzięki czemu każdy numer wewnętrzny może otrzymać taką samą ilość połączeń.

IVR¶

IVR lub automatyczna sekretarka to bardziej interaktywny sposób przekierowywania połączeń, umożliwiający dzwoniącemu wybranie odpowiedniego działu lub osoby poprzez wybranie numeru z klawiatury lub wybranie numeru wewnętrznego.

Kolejka¶

Kolejka, jak sugeruje nazwa, to sposób na uporządkowanie dzwoniących w kolejności, w jakiej dzwonili, i odbieranie połączeń w tej samej kolejności.

Dzięki wykorzystaniu strategii dzownienia po kolei, kolejka staje się wszechstronnym systemem do rozprowadzania rozmów między agentami i skrócenia czasu oczekiwania dzwoniących.

Poniżej znajduje się kilka kodów telefonicznych, których można użyć, aby lepiej wykorzystać swoje kolejki i agentów.

• #421XXX - Agent dołącza do kolejki (XXX to unikalny numer kolejki, do której chcesz dołączyć)
• #422XXX - Agent opuszcza kolejkę (XXX to unikalny numer kolejki, którą chcesz opuścić)
• #423* - Logowanie agenta do wszystkich kolejek
• #424* - Wylogowanie agenta ze wszystkich kolejek
• #423XXX - Logowanie agenta do kolejki (XXX to unikalny numer kolejki, do której chcesz się zalogować)
• #424XXX - Wylogowanie agenta z kolejki (XXX to unikalny numer kolejki, z której chcesz się wylogować)

UWAGA: Agenci muszą zostać dodani lub dołączyć do kolejki, zanim będą mogli zalogować się i wylogować przy użyciu powyższych kodów. Mogą być dodani przez administratora lub dołącz się samodzielnie używając kodów przedstawionych powyżej.

Poczta głosowa¶

Poczta głosowa jest automatycznie konfigurowana i gotowa, gdy zostanie utworzony numer wewnętrzny z domyślnym powitaniem systemowym.

Początkowo, gdy wiadomość zostanie pozostawiona przez dzwoniącego, zostanie ona dostarczona na adres e-mail powiązany z każdym numerem wewnętrznym jako plik MP3. Funkcję można zmienić, na transkrypcję wiadomości głosowej.

Aby uzyskać dostęp do skrzynki poczty głosowej i odsłuchać lub uporządkować wiadomości, można skorzystać z poniższych opcji.

• #445 - Skrzynka poczty głosowej

W przypadku bezpośredniego wybierania numeru wewnętrznego lub przekazywania połączenia za pomocą na przykład *1234 połączenie zostanie skierowane do skrzynki poczty głosowej numeru wewnętrznego1234.

• *Numer wewnętrzny - Jeśli połączenie zostanie nawiązane lub przekazane, zostanie przeniesione bezpośrednio do wewnętrznej skrzynki poczty głosowej.

Parkowanie połączeń¶

Zawiesza połączenie, ale także zwalnia telefon użytkownika do dalszego użytku. Połączenie może zostać odebrane przez dowolny numer wewnętrzny, o ile wie, które "miejsce parkingowe" zostało użyte.

Podczas rozmowy wybierz numer #801 aby zaparkować połączenie na miejscu 1, wybierz #801 aby odebrać zaparkowane połączenie z miejsca parkingowego numer 1.

Informacje na temat wszystkich miejsc parkingowych i wyszukiwania można znaleźć poniżej:

• #801-#820 - Zaparkuj połączenie
• #801-#820 - Odbierz wcześniej zaparkowane połączenie

Odbieranie połączeń¶

Numery wewnętrzne z tej samej grupie odbierającej mogą odbierać połączenia innych członków grupy poprzez kliknięcie pod statusem rozmowy. Zobacz obrazek poniżej i wykonaj kroki:

1. Wskaźnik statusu telefonu 1 powinien być żołty. Oznacza to, że w telefonie jest połączenie przychodzące i zostanie wyświetlone menu kontekstowe ze szczegółami połączeń przychodzących.
2. Odbierz połączenie, klikając 2 w menu kontekstowym.

W przypadku użytkowników korzystających z telefonu stacjonarnego lub dowolnej aplikacji innej firmy połączenia można odebrać, wybierając numer **.

Na przykład numery wewnętrzne 1234 i 4321 znajdują się w tej samej grupie odbiorającej. Przychodzi połączenie i dzwoni telefon 4321 ale agent nie jest w stanie odebrać. Podnosząc słuchawkę i wybierając ** numer wewnętrzny 1234 może odebrać połączenie na swoim telefonie.

Monitorowanie rozmów¶

Kliknij ikonę statusu telefonu w sekcji kontaktów, gdy numer wewnętrzny jest w trakcie rozmowy (czerwona słuchawka) wyświetla menu kontekstowe umożliwiające monitorowanie żądanego połączenia.

1. Kliknij opcję monitorowanie rozmowy, aby połączyć się i słuchać aktywnego połączenia.
2. Opcja Cichy zostanie wybrany domyślnie, aby upewnić się, że dzwoniący nie słyszy słuchającego agenta.
3. Wybierz Szept aby rozmawiać tylko z agentem.
4. Wybierz w 3 strony aby rozpocząć telekonferencję.
5. Wybierz koniec monitorowania rozmowy umożliwiając pierwszym dzwoniącym pozostanie połączonymi.

Uwaga: Aby móc monitorować rozmowy, należy posiadać odpowiednie uprawnienia, jak wskazano tutaj: https://voipstudio.pl/docs/administrator/advanced/#callbarging

Monitorowanie rozmów na telefonie stacjonarnym¶

Aby dołączyć do trwającego połączenia, wybierz numer:

• #44 + numer wewnętrzny użytkownika - na przykład, aby montorować rozmowę użytkownika 2005 wybierz #442005. Domyślny tryb to ciche słuchanie połączenia odebranego przez Agenta. Po nawiązaniu połączenia z trwającą rozmową możesz nacisnąć:
• 5 - aby przełączyć się w tryb szeptu.
• 6 - dołącz do rozmowy w trybie telekonferencji.
• 4 - aby ponownie powrócić do trybu cichego słuchania.

Pokoje konferencyjne¶

Do sal konferencyjnych można dotrzeć za pomocą poniższych kodów i dzwoniąc bezpośrednio z numeru wewnętrznego. Dzwoniący również może zostać przełączony do konferencji jeśli jest taka potrzeba.

• #501-#505 - Wirtualne pokoje konferencyjne

Dodatkowe sale konferencyjne może dodać Administrator.

Nagrywanie ad hoc¶

Jeśli monitorowanie połączenia jest wyłączone, ale zachodzi potrzeba nagrania trwającego połączenia, wybranie poniższego kodu rozpocznie nagrywanie rozmowy i zakończy się po ponownym wybraniu kodu lub zakończeniu połączenia.

• ## - Rozpocznij lub zatrzymaj nagrywanie rozmów ad hoc.

Kody serwisowe¶

Dostępne specjalne kody serwisowe można znaleźć poniżej:

• #123 - Test Call
• #124 - Echo Test
• #125 - Test DTMF
• #200-#299 - Grupy rozgłoszeniowe
• #300-#399 - IVRs
• #421XXX - Agent dołącza do kolejki (XXX to numer kolejki)
• #422XXX - Agent opuszcza kolejkę (XXX to numer kolejki)
• #423* - Logowanie agenta do wszystkich kolejek
• #424* - Wylogowanie agenta ze wszystkich kolejek
• #423XXX - Logowanie agent do kolejki (XXX to numer kolejki)
• #424XXX - Wylogowanie agenta z kolejki (XXX to numer kolejki)
• #445 - Poczta głosowa
• #501-#599 - Pokoje konferencyjne
• #600-#799 - Kolejki
• #801-#820 - Odbierz wcześniej zaparkowane połączenie
• ** - Odbieranie połączenia
• *141* - Wybierz kod przed numerem, aby automatycznie zachować anonimowość identyfikatora dzwoniącego.
• #421 - Włącz funkcję Przekierowanie połączeń
• #422 - Wyłącz funkcję Przekierowanie połączeń
• #427 - Włącz funkcję Nie przeszkadzać
• #428 - Wyłącz funkcję Nie przeszkadzać
• *Numer wewnętrzny - Jeśli połączenie zostanie nawiązane lub przekazane, zostanie przeniesione bezpośrednio do wewnętrznej skrzynki poczty głosowej.

Kody na klawiaturze telefonu (DTMF) wymienione poniżej mogą być używane w trakcie rozmowy:

• #801-#820 - Zaparkuj bieżące połączenie
• ## -Rozpocznij lub zatrzymaj nagrywanie rozmów ad hoc

Kody według kraju¶

** - do wybierania 7-cyfrowego należy zdefiniować lokalizację z lokalnym numerem kierunkowym. Zobacz rozdział Lokalizacje w Instrukcji administratora.